Tuloslaskelma kertoo, mitä kuukauden aikana tapahtui. Tase kertoo, mitä siitä jäi jäljelle – ja paljastaa virheet. Väärälle tilille kirjattu lasku, kohdistamaton maksu tai unohtunut jaksotus jättää jälkeensä saldon, jota kukaan ei osaa selittää. Taseen läpikäynti löytää ne ennen kuin kuukausi lukitaan.
Saldo ja sen todenne
| Tase-erä | Todenne |
|---|---|
| Käyttöomaisuus | käyttöomaisuusrekisteri |
| Vaihto-omaisuus | varastoarvio, tilinpäätöksessä inventaario |
| Myyntisaamiset | myyntireskontran avoimet erät |
| Ennakkomaksut | avoimien tilausten lista |
| Siirtosaamiset | jaksotuslaskelma |
| ALV-saamiset ja -velat | kausiveroilmoitus |
| Verotili | OmaVeron verotilin saldo |
| Kassa | laskentapöytäkirja |
| Pankkitilit | tiliote kuun viimeiseltä päivältä |
| Ostovelat | ostoreskontran avoimet erät |
| Palkkavelat | palkkayhteenveto, eläkeyhtiön lasku |
| Siirtovelat | jaksotuslaskelma, lomapalkkavelka |
| Lainat | maksuohjelma tai pankin saldo |
| Osakkaan tilit | tositteet, osakkaan vahvistus |
| Väli- ja selvittelytilit | tyhjiä tai eritelty |
Järjestys
- Rahat: pankki ja kassa. Ilman täsmäytettyä pankkia muu on epävarmaa.
- Reskontrat: myynti- ja ostoreskontra pääkirjaa vastaan.
- Verot ja palkat: ilmoitukset ja verotili.
- Väli- ja selvittelytilit: niiden pitäisi olla tyhjiä.
- Muut tilit suuruusjärjestyksessä.
Varoitusmerkit
- Väärä etumerkki: asiakas kredit-saldolla, toimittaja debetillä, ostojen ALV kreditillä.
- Muuttumaton saldo kuukaudesta toiseen tileillä, joiden pitäisi liikkua (jaksotukset, välitilit).
- Pyöreä summa ilman tositetta.
- Edellisten tilikausien voitto muuttuu kesken vuoden.
- Edellisen vuoden varaukset ja siirtovelat, joita ei ole purettu.
Dokumentointi
Jokaisesta olennaisesta erästä: saldo, todenne (liite tai viittaus), mahdollinen ero, toimenpide, päiväys, nimikirjaimet. Kuukausittain kootut erittelyt muodostavat tilinpäätöksen tase-erittelyjen pohjan, joten tilinpäätöksessä ei tarvitse aloittaa tyhjästä; ks. dokumentaatio kuukausisulkuun ja tilinpäätökseen.
Työmäärä kohtuulliseksi
Kaikki tilit eivät tarvitse kuukausittain yksityiskohtaista todennetta. Määrittele olennaisuusraja: sen alle riittää uskottavuustarkastus, sen yli todenne. Tilikauden lopussa kaikki tasetilit eritellään kirjanpitolain edellyttämällä tavalla.
Tilikohtainen täsmäytys: tasetilien täsmäytys.