Hyvä dokumentaatio kuukausisulkuun ja tilinpäätökseen ei tarkoita mahdollisimman montaa tiedostoa. Suomalaisille pienyrityksille tarvitsee ennen kaikkea yhden selkeän kokonaisuuden, josta löytyvät tärkeimmät täsmäytykset, arviot ja huomiot.
Mitä kannattaa varmistaa?
- oleelliset täsmäytykset ovat yhdessä paikassa
- poikkeamat ja arviot on kirjoitettu auki
- vastuuhenkilöt löytävät viimeisimmän version helposti
- auki olevat asiat näkyvät selvästi ennen sulun hyväksyntää
Missä virheitä tulee?
| Alue | Tyypillinen ongelma |
|---|---|
| Versiot | useita tiedostoja kiertää ilman selkeää pääversiota |
| Selitykset | poikkeamia ei voida perustella myöhemmin |
| Jatkotyö | seuraava kausi alkaa ilman aiempien huomioiden hyödyntämistä |
Toimiva työtapa
- Käytä Kuukausisulku pienyritykselle runkona sille, mitä dokumentteja jokaisesta sulusta tarvitaan.
- Liitä pankki, avoimet erät ja jaksotukset suoraan niiden omaan täsmäytykseen.
- Rakenna kokonaisuus Tositteet ja kuitit kirjanpidossa ja Pankkitilin täsmäytys pienyrityksessä varaan, jotta perusaineisto löytyy nopeasti.
- Päätä sulku lyhyeen muistioon siitä, mitä seuraavassa kuussa pitää seurata.
Yhteenveto
Kun sulun dokumentaatio on koottu yhteen paikkaan, seuraava tarkistus, raportointi ja tilinpäätös etenevät paljon helpommin.