Vuosien mittaan tilikartta kasvaa: tili yhtä erikoistapausta varten, toinen samaa tarkoitusta varten, koska ensimmäistä ei löydetty, ja kulutili jokaiselle toimittajalle. Lopputuloksena samat kulut jakautuvat kolmelle tilille, eivätkä vertailut edelliseen vuoteen kerro mitään.
Milloin siivotaan
Parhaiten tilikauden alussa, edellisen tilinpäätöksen jälkeen – ja ehdottomasti ennen ohjelmiston vaihtoa; ks. avaavat saldot järjestelmää vaihdettaessa. Kesken vuoden tehty muutos rikkoo kuukausien vertailukelpoisuuden.
1. Kartoitus
Vie tilikartta taulukkoon niin, että jokaisella tilillä on vientien määrä ja saldo kahdelta edelliseltä vuodelta. Lisää sarake päätökselle: säilytä, yhdistä, nimeä uudelleen, passivoi.
2. Ongelmien tunnistaminen
| Ongelma | Esimerkki | Ratkaisu |
|---|---|---|
| Päällekkäiset tilit | ”Toimistotarvikkeet” ja ”Konttoritarvikkeet” | säilytä yksi |
| Väärä ryhmä | ohjelmistotilaus materiaaleissa ja palveluissa | siirrä liiketoiminnan muihin kuluihin |
| ”Muut kulut” täynnä vientejä | satoja vientejä vuodessa | analysoi ja perusta puuttuvat tilit |
| Toimittajakohtainen kulutili | ”Tilitoimisto Oy” | palaa kululajitiliin, toimittaja ostoreskontraan |
| Epäselvä nimi | ”Uusi tili 2” | nimeä kuvaavasti |
Tilikartan rakenteen on vastattava kirjanpitoasetuksen tai PMA:n tase- ja tuloslaskelmakaavaa. Uusi alatili kuuluu aina oikean kaavan erän alle, muuten se päätyy tilinpäätöksessä väärään paikkaan.
3. Yhdistäminen ilman historian menetystä
Tiliä, jolla on vientejä säilytysajan sisällä, ei poisteta. Sen sijaan:
- saldo siirretään tilikauden alussa uudelle tilille muistiotositteella;
- vanha tili lukitaan niin, ettei sille voi enää kirjata;
- vastaavuus vanha → uusi kirjataan muistiin, jotta vertailut voidaan tehdä.
Passiiviset tilit
Passiivinen tili on tili, jolle ei ole kirjattu mitään vähintään koko tilikautena.
- Saldo nolla: passivoi. Tili säilyy historiassa, mutta ei näy kirjattaessa.
- Saldo ei nolla: lähes aina merkki jostain. Vanha saaminen, unohtunut jaksotus, maksettu laina, jonka saldo ei ole nolla, selvittelytilin jäänne. Selvitä saldo ja todenna se tai oikaise perustellulla viennillä – vasta sitten passivoi.
Sama koskee reskontran kortteja: asiakkaat ja toimittajat, joilla ei ole tapahtumia mutta on saldoa, selvitetään ennen passivointia; ks. asiakkaiden vanhat hyvityssaldot ja toimittajien debetsaldot.
4. Säännöt jatkoon
- Uusia pääkirjan tilejä perustaa vain yksi henkilö.
- Tiliöintiohje yleisimmille kuluille (”pilvipalvelut → ohjelmistot ja tilaukset”).
- Vuosittainen läpikäynti tileistä, joilla on vain muutama vienti.
Tilikartan rakenne kokonaisuutena: suomalainen tilikartta.