Selkeä ostojen ja kulujen hyväksyntäprosessi tuo arkeen rauhaa. Suomalaisille pienyrityksille tavoitteena ei ole lisätä byrokratiaa vaan varmistaa, kuka saa ostaa, kuka hyväksyy ja milloin dokumentit tulevat kirjanpitoon.
Mitä kannattaa varmistaa?
- roolit ja euromääräiset rajat on sovittu
- hyväksyntä tapahtuu ennen ostoa tai heti sen jälkeen
- tositteet tulevat samaan paikkaan joka kerta
- poikkeukset kirjataan heti ylös
Missä virheitä tulee?
| Alue | Tyypillinen ongelma |
|---|---|
| Vastuu | kukaan ei pysty nimeämään hyväksyjää |
| Tositteet | kuitit tulevat liian myöhään tai puuttuvat |
| Kirjaus | samanlaiset kulut käsitellään eri tavoin |
Toimiva työtapa
- Kytke hyväksyntä osaksi Ostolaskut kirjanpidossa ja päätä, mitkä ostot tarvitsevat ennakkohyväksyntää.
- Pidä Tositteet ja kuitit kirjanpidossa minimitasona jokaiselle kululle, jotta kirjaus ei ala ilman dokumenttia.
- Yhdistä työntekijöiden ostot ja kulukorvaukset samaan runkoon kuin muutkin ostot.
- Käy läpi avoimet poikkeamat osana Kuukausisulku pienyritykselle, jotta ne eivät jää roikkumaan.
Yhteenveto
Hyväksyntäprosessi toimii parhaiten silloin, kun se on kevyt mutta johdonmukainen. Tavoite on saada vähemmän yllätyksiä, ei rakentaa raskasta tarkastusketjua.