Tositteet ja kuitit ovat kirjanpidon perusaineistoa. Kun dokumentit ovat hajallaan eri järjestelmissä, viesteissä ja paperipinoissa, virheiden selvittäminen hidastuu ja kuukausisulkuun jää helposti aukkoja.
Mitä aineistoon yleensä kuuluu?
- myyntilaskut ja hyvitykset
- ostolaskut
- kuitit pienhankinnoista
- pankin maksuvahvistukset ja muut maksudokumentit
- poikkeavia tapahtumia selittävät sopimukset tai muistiot
Näin pidät rakenteen toimivana
- Kerää kaikki uudet tositteet yhteen paikkaan heti.
- Liitä dokumentaatio mukaan silloin, kun tapahtuma kirjataan.
- Kiinnitä erityistä huomiota kuluihin ja ALV-kirjauksiin, jotta ne on helppo perustella myöhemmin.
- Tarkista aineisto säännöllisesti osana pankkitilin täsmäytystä pienyrityksessä ja kuukausisulkua.
Yleiset ongelmat
| Ongelma | Seuraus |
|---|---|
| kuitti katoaa ennen kirjausta | kulua ei pystytä perustelemaan kunnolla |
| tositteelta puuttuu päiväys tai toimittaja | kirjaus jää epäselväksi |
| sama dokumentti käytetään kahteen kertaan | syntyy kaksoiskirjauksen riski |
| lasku ja maksu eivät yhdisty | avoimien erien seuranta vaikeutuu |
Hyvä dokumentaatio helpottaa koko kirjanpitoa
Selkeä aineisto tekee arjen kirjanpidosta sujuvampaa ja auttaa tarkistamaan, että pakolliset tiedot laskussa ovat kunnossa myös silloin, kun yritys käsittelee paljon laskuja. Samalla ALV-ilmoitus pienyritykselle muuttuu enemmän tarkistukseksi kuin korjausprojektiksi.
Yhteenveto
Kun tositteet ja kuitit ovat järjestyksessä, koko kirjanpidon ketju toimii paremmin. Silloin pankki täsmää nopeammin, virheet löytyvät aiemmin ja raportointi valmistuu ilman ylimääräistä selvitystyötä.