Työnantaja voi joutua pidättämään palkasta muitakin eriä kuin ennakonpidätyksen ja työntekijän vakuutusmaksut. Yleisimpiä ovat palkan ulosmittaus, ammattiliiton jäsenmaksut ja työnantajan omat saatavat, kuten palkkaennakot. Jokaisella on oma perusteensa, ja kirjanpidossa jokainen kannattaa pitää omalla velkatilillään, jotta tilittämättä jääneet summat näkyvät.
Maksukielto ja ulosmittaus
Ulosmittaus alkaa, kun työnantaja saa ulosottoviranomaiselta maksukiellon. Siinä kerrotaan, kenen palkasta pidätetään, mihin tilille ja millä viitteellä tilitetään. Maksukieltoa noudatetaan siitä palkanmaksusta alkaen, joka maksetaan sen saapumisen jälkeen, kunnes ulosottoviranomainen ilmoittaa ulosmittauksen päättyvän.
Työnantajan tehtävät:
- Tallenna maksukielto henkilöstökansioon ja merkitse pidätys palkkaohjelmaan työntekijän tietoihin.
- Laske ulosmitattava osa jokaisella palkanmaksulla.
- Maksa työntekijälle vain jäljelle jäävä osa.
- Tilitä pidätetty summa ulosottoon maksukiellon ohjeiden mukaisesti viipymättä palkanmaksun jälkeen.
- Ilmoita ulosottoviranomaiselle, jos työsuhde päättyy tai palkanmaksu keskeytyy, esimerkiksi palkattoman vapaan vuoksi.
Mistä ulosmitattava osa lasketaan
Ulosmittauksen pohjana on nettopalkka: bruttopalkka, josta on vähennetty ennakonpidätys ja työntekijän lakisääteiset maksut. Pääsääntönä ulosmitataan osuus nettopalkasta, mutta velallisen elatukseen jätetään suojaosuus, jonka määrä tarkistetaan säännöllisesti ja riippuu huollettavista. Palkkaohjelma laskee osuuden, kun maksukiellon tiedot on syötetty oikein; käsin laskettaessa käytä maksukiellon ja ulosottolaitoksen ajantasaisia lukuja.
Myös luontoisedut, lomaraha ja lopputili ovat ulosmittauksen piirissä. Verovapaita kulukorvauksia (päivärahat, kilometrikorvaukset) ei ulosmitata, koska ne eivät ole palkkaa.
Kirjaus
Esimerkki: bruttopalkka 3 000 €, ennakonpidätys 600 €, työntekijän vakuutusmaksut 290 €, ulosmittaus 700 €.
| Tili | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| Palkat | 3 000 | |
| Ennakonpidätysvelka | 600 | |
| Työntekijän eläke- ja työttömyysvakuutusmaksuvelka | 290 | |
| Ulosottovelka | 700 | |
| Palkkavelka (maksetaan työntekijälle) | 1 410 |
Tilitys ulosottoon: ulosottovelka debet 700, pankkitili kredit 700. Ulosottovelka-tilin saldon pitää olla nolla pian jokaisen palkanmaksun jälkeen. Jos saldo kasvaa, joku tilitys on jäänyt tekemättä, ja työnantaja vastaa ulosottoon summasta, jonka se on jättänyt pidättämättä tai tilittämättä.
Palkkakulu kirjataan aina bruttona. Ulosmittaus ei vähennä palkkakulua, sivukuluja eikä Tulorekisteriin ilmoitettavaa palkkaa.
Ammattiliiton jäsenmaksut
Jos työntekijä on valtuuttanut työnantajan perimään jäsenmaksun palkasta (tai työehtosopimus sitä edellyttää), maksu pidätetään nettopalkasta ja tilitetään liitolle sen ohjeen mukaan. Kirjanpidossa käytetään omaa jäsenmaksuvelka-tiliä. Vuoden lopussa työntekijä tarvitsee tiedon perityistä maksuista verotusta varten; nykyään tieto kulkee yleensä palkkatietojen mukana.
Työnantajan omat saatavat
Työnantaja ei saa vapaasti kuitata omia saataviaan palkasta. Kuittaus on mahdollista vain rajoitetusti ja yleensä vain siltä osin kuin palkka on ulosmittauskelpoinen. Palkkaennakon perintä on eri asia: se on jo maksettua palkkaa, ja sen kuittaus sovitaan kirjallisesti ennakkoa annettaessa; ks. henkilöstöennakot ja kuittaus.
Tarkistuslista palkkakauden lopussa
- Jokaisella voimassa olevalla maksukiellolla on pidätys palkka-ajossa.
- Ulosottovelka- ja jäsenmaksuvelka-tilit ovat nollassa tai selittyvät maksamattomilla tilityksillä.
- Päättyneistä ulosmittauksista on ilmoitus tallessa, ja pidätys on poistettu palkkaohjelmasta.
- Tilitysten viitteet vastaavat maksukieltoa.
Palkka-ajon kokonaiskirjaukset on kuvattu oppaassa palkanlaskennan perusteet ja tilirakenne sivulla palkkavelat ja sivukulut tilikartassa.