Henkilöstöennakot voivat olla tarpeellisia, mutta ilman seurantaa niistä tulee helposti vanhoja avoimia eriä. Suomalaisille pienyrityksille selkeä kuittausrytmi estää sen, että ennakot jäävät kiertämään kirjanpitoon ilman loppuselvitystä.
Mitä kannattaa varmistaa?
- ennakot hyväksytään ennen maksua
- kuittaukselle on sovittu määräaika
- kuitit liitetään samaan kokonaisuuteen
- avoimet erot käydään läpi säännöllisesti
Missä ongelmia syntyy?
| Alue | Tyypillinen ongelma |
|---|---|
| Dokumentointi | ennakon käyttöä ei pystytä osoittamaan kuiteilla |
| Saldo | ennakko jää avoimeksi ilman seurantaa |
| Kuittaus | ennakko ja kulukorvaus sekoittuvat keskenään |
Toimiva työtapa
- Käsittele ennakoita samassa kurissa kuin Kulukorvaukset ja henkilöstökulut kirjanpidossa, mutta pidä ne omana eränään.
- Vaadi tositteet samalla logiikalla kuin Tositteet ja kuitit kirjanpidossa.
- Tarkista avoimet ennakot osana Kassavirran hallinta pienyrityksessä, jotta niillä ei ole piilovaikutusta kassaan.
- Jos erot jäävät pieniksi mutta avoimiksi, siivoa ne hallitusti Pienten restisummaaerien poistot kirjanpidossa artikkelin mukaisesti.
Yhteenveto
Ennakot pysyvät käyttökelpoisina, kun ne viedään nopeasti loppuun asti. Näin henkilöstöerät eivät muutu pysyväksi epäselvyydeksi taseessa.