Tase-erittelyt ovat tilinpäätöksen sisäinen perusaineisto: ne kertovat, mistä yksittäiset taseen erät koostuvat. Niitä ei julkaista eikä toimiteta kaupparekisteriin, mutta kirjanpitolaki edellyttää niiden laatimista, ja ne säilytetään yhtä pitkään kuin tilinpäätös. Tilintarkastaja, Verohallinto ja seuraavan vuoden kirjanpitäjä aloittavat työnsä niistä.
Mitä erittelyssä on
Hyvä erittely on itsenäinen: sen ymmärtää ilman sen laatijaa.
| Osa | Esimerkki |
|---|---|
| Tili ja saldo tilinpäätöspäivänä | Myyntisaamiset 48 250,00 € |
| Sisältö eriteltynä | avoimien laskujen lista asiakkaittain |
| Täsmäytys | listan summa = pääkirjan saldo |
| Peruste ja arvostus | epävarmat saamiset arvioitu, perustelu |
| Ulkoinen tosite | saldovahvistus, tiliote, sopimus |
| Laatija ja päivä | kuka, milloin |
Tavalliset erittelyt tase-erittäin
| Tase-erä | Erittelyn sisältö |
|---|---|
| Pysyvät vastaavat | käyttöomaisuusrekisteri: hankintameno, poistot, jäljellä oleva arvo hyödykkeittäin |
| Vaihto-omaisuus | inventaarioluettelo ja arvostusperuste |
| Myyntisaamiset | reskontran avoimet erät ja ikäjakauma |
| Siirtosaamiset | jokainen jaksotus erikseen perusteineen |
| Rahat ja pankkisaamiset | tiliotteet tai saldotodistukset tilinpäätöspäivältä |
| Oma pääoma | muutokset tilikauden aikana, yhtiökokouksen päätökset |
| Lainat | lainakohtainen saldo, korko, lyhennysaikataulu ja seuraavan vuoden lyhennykset |
| Ostovelat | reskontran avoimet erät |
| Siirtovelat | lomapalkkavelka, jaksotetut korot ja kulut perusteineen |
| Verovelat ja -saamiset | OmaVeron verotilin tilanne ja täsmäytys |
Taseen tilien täsmäytyksen työvaiheet ovat oppaassa tasetilien täsmäytys.
Saldovahvistukset
Saldovahvistus on kolmannen osapuolen ilmoitus saldosta tilinpäätöspäivänä. Se on vahvempi tosite kuin oma laskelma, koska se tulee yrityksen ulkopuolelta.
- Pankit: tiliotteet tai saldotodistus kaikista tileistä, myös käyttämättömistä ja valuuttatileistä. Lainoista lainakohtainen saldotodistus, josta näkyvät myös korko ja vakuudet.
- Verohallinto: verotilin tilanne OmaVerosta tilinpäätöspäivältä; ks. verotilin täsmäytys OmaVeroon.
- Isot asiakkaat ja toimittajat: pyydä saldovahvistus tai vertaa heidän tiliotteeseensa. Se paljastaa kadonneet laskut ja kohdistamattomat maksut; ks. toimittajasaldojen täsmäytys.
- Konserniyhtiöt ja osakkaat: molempien osapuolten kirjanpidossa saman saldon pitää olla sama.
- Maksunvälittäjät ja rahoitusyhtiöt: tilitysraportti tilinpäätöspäivältä.
Pyydä vahvistukset heti tilikauden päätyttyä; pankit ja rahoitusyhtiöt toimittavat ne yleensä viiveellä. Jos vahvistus poikkeaa kirjanpidosta, ero selvitetään ja tarvittaessa korjataan ennen tilinpäätöksen allekirjoittamista.
Vastuu jokaisesta erästä
Pienessä yrityksessä kirjanpitäjä laatii usein kaikki erittelyt, mutta tieto on muualla: varastosta tietää varastovastaava, sopimuksista toimitusjohtaja. Merkitse jokaiselle tase-erälle vastuuhenkilö, joka toimittaa erittelyn pohjatiedot ja vahvistaa ne. Silloin erittely ei jää yhden ihmisen muistin varaan, ja aikataulu pitää; ks. tilinpäätöksen muistilista.
Kuinka tarkka erittelyn pitää olla
Tarkkuus kannattaa suhteuttaa erän kokoon ja riskiin. Pankkitilin erittelyksi riittää tiliote. Siirtovelkojen ja -saamisten erittelyssä jokainen erä pitää perustella, koska juuri niissä on arvioita, joihin tulos on herkkä. Jos erittelyssä on rivi “muut”, sen pitää olla pieni ja selitetty.
Säilytys
Tase-erittelyt säilytetään sähköisesti tilinpäätöksen kanssa samassa paikassa. Liitä mukaan erittelyiden ulkoiset tositteet. Säilytysajat ja -tavat ovat oppaassa kirjanpidon arkistointi.