Ohjelmistoja tilauksena myyvän yrityksen kirjanpito on yksinkertainen tapahtumamäärältään mutta vaativa ajoitukseltaan. Asiakas maksaa usein vuoden etukäteen, palvelu tuotetaan kuukausi kerrallaan, ja asiakkaita voi olla monessa maassa.
Tilausten tuloutus
Kirjanpidossa palvelu tuloutetaan sille kaudelle, jona se suoritetaan. Vuoden tilaus, joka laskutetaan kerralla, jaetaan kahdelletoista kuukaudelle.
Esimerkki: vuositilaus 1 200 € + ALV laskutetaan lokakuussa. Tilikausi on kalenterivuosi.
| Kirjaus | Tili | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| Laskutus lokakuussa | Myyntisaamiset | 1 506 | |
| Saadut ennakot / siirtovelat | 1 200 | ||
| Myynnin ALV | 306 | ||
| Joka kuukausi | Saadut ennakot / siirtovelat | 100 | |
| Palvelumyynti | 100 |
Tilinpäätöksessä 31.12. tuloutettu on 300 € ja taseessa velkaa asiakkaalle 900 €. ALV ilmoitetaan laskutus- tai maksukaudelta, ei kuukausittain. Kuukausittaisten jaksotusten automatisointi on oppaassa jaksotetut tulot ja tuloutus.
Käyttöönotto- tai asennusmaksu, joka ei ole asiakkaalle erillinen palvelu, tuloutetaan yleensä samassa tahdissa kuin tilaus. Jos se on itsenäinen palvelu (koulutus, konfigurointi), se tuloutetaan, kun työ on tehty.
Arvonlisävero
| Asiakas | ALV |
|---|---|
| Suomalainen yritys tai kuluttaja | Suomen ALV 25,5 % |
| Yritys toisessa EU-maassa | ei ALV:tä, käännetty verovelvollisuus; lasku ja yhteenvetoilmoitus |
| Kuluttaja toisessa EU-maassa | asiakkaan maan ALV, kun EU-myynnit ylittävät rajan; ilmoitus OSS-erityisjärjestelmässä |
| Asiakas EU:n ulkopuolella | ei Suomen ALV:tä |
Kuluttajamyynnissä on tunnistettava asiakkaan maa kahdella toisistaan riippumattomalla tiedolla (esimerkiksi laskutusosoite ja maksukortin maa) ja tallennettava ne. Yritysasiakkaalta tallennetaan ALV-tunniste, joka tarkistetaan VIES-palvelusta. OSS-ilmoitus on kuvattu oppaassa ALV: yhteisömyynti EU:n sisällä.
Maksunvälittäjät (korttimaksut, sovelluskaupat) tilittävät myynnin palkkioilla vähennettynä. Myynti kirjataan bruttona ja palkkiot kuluksi selvittelytilin kautta; ks. korttimaksut ja selvittelytilit tilikartassa.
Kehittämismenot
Ohjelmiston kehittäminen on SaaS-yrityksen suurin kulu. Kirjanpitolain mukaan tutkimusmenot kirjataan kuluksi, mutta kehittämismenot voidaan aktivoida taseeseen, jos niiden odotetaan kerryttävän tuloa useana vuonna, ja poistaa käyttöaikana. Aktivointi vaatii, että menot voidaan erottaa projektikohtaisesti (tuntikirjaukset) ja että tuotteen tuotto on todennäköinen. Aktivoidut kehittämismenot rajoittavat osingonjakoa, ja niistä annetaan liitetieto.
Pienessä yrityksessä on usein selkeintä kirjata kehitys kuluksi. Aktivointi kannattaa harkita, jos se kuvaa olennaisesti paremmin yrityksen taloudellista asemaa, esimerkiksi rahoitusta haettaessa.
Tunnusluvut kirjanpidosta
Johto seuraa yleensä MRR/ARR:ää, asiakaspoistumaa ja asiakashankinnan kustannusta. Kirjanpito tukee niitä, kun liikevaihto jaetaan tileille tilauksiin, palveluihin ja kertamyyntiin ja kun markkinointikulut ovat omilla tileillään. Saadut ennakot ovat lisäksi hyvä mittari tulevalle liikevaihdolle.
Verkkokurssit ja koulutuspalvelut
Verkkokurssit ja tallennetut webinaarit, joita asiakas käyttää ilman opettajan reaaliaikaista osallistumista, ovat arvonlisäverotuksessa sähköisiä palveluja: kuluttajalle EU:hun myytäessä sovelletaan asiakkaan maan veroa samoin kuin ohjelmistotilauksissa. Live-koulutus on eri asia: sen myyntimaa määräytyy tilaisuuden pitopaikan tai asiakkaan mukaan.
Kaupallinen koulutus on arvonlisäverollista. Verotonta on vain laissa tarkoitettu koulutus, esimerkiksi tutkintoon johtava koulutus, jota järjestetään lain nojalla. Kun kurssi myydään ennakkoon ja se alkaa myöhemmin tai on käytettävissä tietyn ajan, tulo jaksotetaan kurssin kestolle kuten tilauskin.