Konsultit, arkkitehdit, insinööritoimistot, mainostoimistot, valokuvaajat ja tilitoimistot myyvät osaamista. Varastoa ei ole, käyttöomaisuutta vähän, ja suurin kulu on oma tai alihankittu työ. Kirjanpidon tehtävä on näyttää, mikä projekti kannattaa ja paljonko tehtyä työtä on vielä laskuttamatta.
Laskutusmallit
| Malli | Kirjanpidon kysymys |
|---|---|
| Tuntilaskutus jälkikäteen | tehdyt mutta laskuttamattomat tunnit kauden lopussa |
| Kiinteä hinta | valmistusaste ja jo saadut ennakot |
| Kuukausisopimus (retainer) | tuloutus kuukausittain, ennakkoon laskutetun jaksotus |
| Onnistumispalkkio | tuloutus vasta, kun ehto täyttyy |
Mallista riippumatta tuntikirjaukset ovat perusta. Kun jokaisella projektilla on kustannuspaikka, sille kohdistuvat palkat, alihankinnat ja kulut, ja projektikate saadaan raportilta; ks. projektikate pienyrityksessä.
Keskeneräiset työt
Kun projekti on tilikauden lopussa kesken eikä sitä ole laskutettu, tehty työ voidaan esittää keskeneräisinä töinä vaihto-omaisuudessa hankintamenoon eli välittömiin kustannuksiin ilman katetta. Vaihtoehtoisesti pitkäaikaisessa projektissa voidaan tulouttaa valmistusasteen mukaan, jos tulos on luotettavasti arvioitavissa. Valittua tapaa noudatetaan johdonmukaisesti; ks. keskeneräiset työt palveluyrityksessä.
Jos asiakas on maksanut ennakkoa kesken olevasta työstä, ennakko on velkaa, ja sen arvonlisävero on ilmoitettu jo maksukaudelta.
Kulujen edelleenlaskutus
Matkat, ohjelmistolisenssit, painatukset ja alihankinnat laskutetaan usein asiakkaalta. Arvonlisäverotuksessa edelleen laskutettu kulu on yleensä osa myytävää palvelua, ja siihen sovelletaan palvelun verokantaa, vaikka alkuperäisessä ostossa olisi ollut eri kanta tai ei veroa lainkaan. Kirjanpidossa osto kirjataan kuluksi ja edelleenlaskutus myynniksi. Vain asiakkaan nimissä ja lukuun maksettu kulu voidaan käsitellä läpikulkueränä; ks. kulujen edelleenlaskutus asiakkaille.
Mediaostot ja tuotantokulut
Mainostoimistoissa mediaostot voivat olla suurempia kuin toimiston oma palkkio. Jos toimisto ostaa mainostilan omissa nimissään ja laskuttaa sen asiakkaalta, se on toimiston ostoa ja myyntiä: molemmat kirjataan bruttona, ja liikevaihto kasvaa mediaostojen verran. Jos toimisto vain välittää ostoa asiakkaan nimissä, liikevaihtoon kirjataan vain välityspalkkio.
Ero näkyy tunnusluvuissa, joten mediat kannattaa pitää omilla tileillään sekä myynnissä että ostoissa. Ulkomaisten mainosalustojen laskut ovat yleensä käännetyn verovelvollisuuden ostoja; ks. ulkomaisten palveluostojen ALV-kirjaus.
Ulkomaiset asiakkaat
Yritysasiakkaalle toiseen maahan myyty asiantuntijapalvelu laskutetaan pääsääntöisesti ilman Suomen arvonlisäveroa, ja EU-asiakkaista annetaan yhteenvetoilmoitus. Poikkeus on kiinteistöön liittyvä palvelu, kuten arkkitehdin suunnittelu tietylle rakennukselle: sen myyntimaa on kiinteistön sijaintimaa. Arkkitehtitoimisto, joka suunnittelee rakennusta Ruotsiin, ei siis voi automaattisesti soveltaa yleissääntöä.
Alihankkijat ja freelancerit
Asiantuntijayritykset käyttävät paljon alihankintaa. Ennen maksua tarkista, että alihankkija on ennakkoperintärekisterissä; muuten maksajan on toimitettava ennakonpidätys. Freelancerin, joka tekee työtä yrityksen ohjauksessa ja sen välineillä, asema voi olla työsuhde, vaikka hän laskuttaisi. Kevytyrittäjien laskut käsitellään laskutuspalvelun ohjeen mukaan; ks. kevytyrittäjän kirjanpito.
Kuukausirutiini
- Tunnit kirjattu ja hyväksytty projekteittain.
- Laskuttamattomat tunnit ja kulut käyty läpi; laskutettu tai jaksotettu.
- Saadut ennakot täsmäytetty projekteihin.
- Projektien kate raportoitu ja poikkeamat selitetty.
- Myyntisaamisten ikäjakauma käyty läpi.