Asuntoja tai toimitiloja vuokraava osakeyhtiö, asunto-osakeyhtiö ja kiinteistöosakeyhtiö sekä niiden kirjanpitoa hoitava isännöitsijä kohtaavat samat peruskysymykset: miten vuokrat jaksotetaan, mitä tehdään vakuuksille ja kuka saa vähentää arvonlisäveron.
Arvonlisävero ja hakeutuminen
Kiinteistön käyttöoikeuden luovutus eli vuokraus on verotonta. Toimitilan vuokrauksesta vuokranantaja voi kuitenkin hakeutua arvonlisäverovelvolliseksi, kun vuokralainen käyttää tilaa jatkuvasti arvonlisäverollisessa toiminnassa. Silloin vuokraan lisätään ALV, ja vuokranantaja voi vähentää tilaan liittyvien hankintojen ja kulujen veron.
| Kohde | ALV |
|---|---|
| Asunnon vuokraus | veroton, hakeutuminen ei ole mahdollista |
| Toimitilan vuokraus ALV-velvolliselle vuokralaiselle | veroton tai hakeutumalla verollinen |
| Pysäköintipaikat, varastot ilman kiinteistöä | voivat olla verollisia |
| Sähkö, vesi ja muut käyttökorvaukset | seuraavat yleensä päävuokran käsittelyä tai laskutetaan erikseen |
Hakeutuminen tehdään kiinteistökohtaisesti, ja siihen liittyy kiinteistöinvestointien tarkistusmenettely: jos tilan käyttö muuttuu verottomaksi tarkistuskauden aikana, vähennettyjä veroja palautetaan. Pidä siksi jokaisesta kiinteistöstä erillistä seurantaa investoinneista ja käytöstä. Hakeutumisen ehdot ovat Verohallinnon rekisteröintiohjeessa.
Vuokrat ja vakuudet
Vuokratulo kirjataan sille kuukaudelle, jota se koskee. Etukäteen maksettu vuokra on saatu ennakko, ja maksamaton vuokra on myyntisaaminen. Isossa vuokrakannassa vuokrareskontra seuraa jokaista sopimusta erikseen; viitenumeroilla maksut kohdistuvat automaattisesti.
Vuokravakuus kuuluu vuokralaiselle, joten se kirjataan velaksi eikä tuotoksi:
| Tili | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| Pankkitili | 1 800 | |
| Saadut vuokravakuudet | 1 800 |
Kun vakuus palautetaan tai siitä kuitataan vahingonkorvaus, velka puretaan. Jos vakuus on pankkitakaus tai vuokralaisen nimissä oleva talletus, se ei näy vuokranantajan kirjanpidossa lainkaan; ks. vakuusmaksut ja talletukset kirjanpidossa.
Kiinteistö ja korjaukset
Rakennukset ovat käyttöomaisuutta, maa-alueet myös, mutta maasta ei tehdä poistoja. Vuosikorjaukset kirjataan kuluksi. Perusparannus, joka nostaa kiinteistön tasoa alkuperäisestä, aktivoidaan ja poistetaan; ks. käyttöomaisuus tilikartassa. Kiinteistövero on kulu sille vuodelle, jota se koskee.
Jos yhtiö omistaa asunto-osakkeita eikä kiinteistöä, osakkeet ovat käyttöomaisuutta ilman poistoja, ja yhtiölle maksetut hoitovastikkeet ovat vuosikuluja. Rahoitusvastikkeet voivat olla kulua tai lisätä osakkeiden hankintamenoa sen mukaan, mihin ne käytetään ja miten yhtiö ne käsittelee.
Asunto- ja kiinteistöosakeyhtiön kirjanpito
Asunto-osakeyhtiössä tulot ovat osakkaiden maksamia vastikkeita ja kulut kiinteistön ylläpitoa. Erityispiirteitä:
- Hoitovastikkeet tuloutetaan kuukausittain, ja talousarvio ohjaa niiden tasoa.
- Rahoitusvastikkeet joko tuloutetaan ja käytetään lainanlyhennyksiä vastaaviin poistoihin tai rahastoidaan omaan pääomaan yhtiökokouksen päätöksellä.
- Kirjanpidosta laaditaan tilinpäätöksen ohella talousarvion toteutumisvertailu ja tarvittaessa vastikerahoituslaskelma osakkaille.
- Yhtiölainan osakaskohtaiset osuudet seurataan, jotta lainaosuuksien poismaksut voidaan käsitellä.
Isännöintiyritys
Isännöintiyrityksen oma myynti, eli isännöinti- ja kirjanpitopalkkiot taloyhtiöille, on verollista palvelua, vaikka asiakas itse ei olisi arvonlisäverovelvollinen. Asiakasyhtiöiden rahavarat pidetään aina niiden omilla tileillä, eikä niitä saa sekoittaa isännöitsijän rahoihin. Isännöintiyrityksen kirjanpidossa asiakkaiden puolesta maksetut kulut ovat edelleenlaskutusta; ks. kulujen edelleenlaskutus asiakkaille.