Rekisteröity yhdistys on kirjanpitolain mukaan kirjanpitovelvollinen. Kahdenkertainen kirjanpito, tositteet, tilikausi ja tilinpäätös toimivat samoin kuin yrityksessä. Erot syntyvät siitä, että yhdistyksen tarkoitus ei ole tuottaa voittoa: tuloslaskelma kertoo, paljonko toiminta maksoi ja millä se rahoitettiin.
Tuloslaskelman rakenne
Yhdistykset käyttävät yleisesti kaavaa, jossa toiminnot ovat omina ryhminään:
| Ryhmä | Esimerkkejä |
|---|---|
| Varsinainen toiminta | kurssit, tapahtumat, jäsenlehti, toiminnan kulut ja niihin saadut osallistumismaksut |
| Varainhankinta | jäsenmaksut, lahjoitukset, myyjäiset, mainostulot |
| Sijoitus- ja rahoitustoiminta | korot, osingot, vuokratuotot sijoituskiinteistöistä |
| Yleisavustukset | kunnan tai järjestön toiminta-avustukset |
Varsinaisen toiminnan rivi on yleensä alijäämäinen, ja varainhankinta ja avustukset kattavat sen. Tilikauden tulos kertoo, kasvoiko vai pieneneekö yhdistyksen oma pääoma.
Tilikartta rakennetaan samojen ryhmien mukaan, ja usein jokaisella toiminnolla (esimerkiksi jokaisella jaostolla tai tapahtumalla) on oma kustannuspaikkansa; ks. kustannuspaikat kirjanpidossa.
Oma pääoma ja rahastot
Yhdistyksellä ei ole osakepääomaa. Oma pääoma koostuu edellisten tilikausien yli- ja alijäämistä sekä mahdollisista rahastoista, joiden käyttö on sidottu sääntöihin tai lahjoittajan tahtoon. Sidottua lahjoitusta ei saa käyttää yleisiin kuluihin, joten se seurataan omalla tilillään.
Avustukset
Käyttötarkoitukseltaan sidottu avustus kirjataan tuotoksi sille kaudelle, jolle sen kulut kohdistuvat. Käyttämätön osa on tilinpäätöksessä velkaa (saatuja ennakoita), koska avustuksen myöntäjä voi periä sen takaisin. Avustuksen käytöstä raportoidaan myöntäjälle, joten kulujen pitää olla tunnistettavissa kirjanpidosta.
Tilinpäätös ja tarkastus
- Tilinpäätöksen allekirjoittaa hallitus.
- Yhdistyksen tilit ja hallinnon tarkastaa yleensä toiminnantarkastaja; tilintarkastaja vaaditaan vain suurimmilta yhdistyksiltä.
- Tilinpäätös vahvistetaan yhdistyksen kokouksessa, joka myös päättää vastuuvapaudesta.
- Yhdistykset eivät tavallisesti toimita tilinpäätöstä rekisteriin, mutta sen on oltava jäsenten ja tarvittaessa avustusten myöntäjien saatavilla.
Pienelle yhdistykselle riittää usein pienimuotoisen kirjanpitovelvollisen tilinpäätös; ks. mikroyrityksen tilinpäätös.
Verotus ja arvonlisävero
Yleishyödyllinen yhdistys maksaa tuloveroa vain elinkeinotulosta ja tietyistä kiinteistötuloista. Jäsenmaksut, lahjoitukset ja tavanomainen varainhankinta, kuten myyjäiset ja arpajaiset talkootyönä, eivät yleensä ole elinkeinotuloa. Jos yhdistys harjoittaa liiketoimintaa, esimerkiksi ylläpitää kahvilaa jatkuvasti ja kilpaillen, tulo voi olla veronalaista ja toiminta arvonlisäverollista.
Kirjanpidossa kannattaa siksi erottaa mahdollinen elinkeinotoiminta omille tileilleen jo vuoden aikana. Arvonlisäverovelvollisuuden rajat ovat oppaassa ALV-rekisteröityminen.
Käytännön vinkit
- Pidä jäsenrekisteri ja jäsenmaksujen reskontra erillään kirjanpidosta, mutta täsmäytä ne vähintään vuosittain.
- Tee kuluista hyväksyntäkäytäntö: kuka hyväksyy, kuka maksaa. Pienessä yhdistyksessä sama henkilö ei saisi tehdä molempia.
- Säilytä kokouspöytäkirjat, joissa päätetään kuluista, osana kirjanpidon tositeaineistoa.
- Kun rahastonhoitaja vaihtuu, siirrä tunnukset, arkisto ja avoimet erät hallitusti.