Ein Monatsabschluss liefert Zahlen. Die Abweichungsanalyse macht daraus eine Aussage: Warum ist der Bruttogewinn tiefer als budgetiert, warum steigt der Personalaufwand, warum fehlt die Miete? Oft zeigt sich dabei, dass nicht das Geschäft, sondern die Buchhaltung die Abweichung verursacht.
Drei Vergleichsmassstäbe
| Vergleich | Frage | Stärke |
|---|---|---|
| Ist gegen Budget | Liegen wir auf Plan? | zeigt Handlungsbedarf |
| Ist gegen Vormonat | Was hat sich plötzlich verändert? | findet Buchungsfehler |
| Ist gegen Vorjahresmonat | Wie entwickelt sich das Geschäft saisonbereinigt? | zeigt Trends |
Für KMU mit wenig Zeit reicht oft der Vergleich mit dem Vorjahresmonat und dem kumulierten Budget.
Aufbau nach Kontenklassen
Die Gliederung des KMU-Kontenrahmens eignet sich direkt als Analyseraster:
| Kontenklasse | Position | typische Ursachen für Abweichungen |
|---|---|---|
| 3 | Betriebsertrag | Fakturierung verschoben, Gutschriften, Erlösminderungen |
| 4 | Material, Waren, bezogene Dienstleistungen | fehlende Lieferantenrechnungen, Inventurdifferenzen |
| 5 | Personalaufwand | 13. Monatslohn, Bonus, Sozialversicherungsabrechnungen |
| 6 | übriger Betriebsaufwand, Abschreibungen, Finanzergebnis | Jahresrechnungen auf einmal gebucht, Leasing, Kursdifferenzen |
| 8 | betriebsfremd, ausserordentlich, Steuern | einmalige Ereignisse |
Schwellen festlegen
Nicht jede Differenz verdient eine Erklärung. Legen Sie eine Wesentlichkeitsgrenze fest, zum Beispiel Abweichungen über 10 % und mindestens 2'000 CHF. Alles darüber bekommt einen kurzen Kommentar mit Ursache und gegebenenfalls Massnahme.
Schweizer Besonderheiten, die Monate verzerren
- 13. Monatslohn: Wird er erst im Dezember gebucht, sieht der Personalaufwand elf Monate lang zu tief aus. Monatliche Abgrenzung schafft Vergleichbarkeit, siehe Lohnabgrenzungen zum Monatsabschluss.
- Jahresprämien und Abgaben: Versicherungen, BVG-Rechnungen oder Gebühren, die einmal jährlich belastet werden.
- MWST-Methode: Beim Saldosteuersatz werden Umsätze brutto gebucht und die MWST über 3809 abgezogen. Vergleiche mit Budgets, die netto gerechnet sind, führen sonst in die Irre.
- Fremdwährungen: Ein schwacher Euro senkt Erlöse in CHF, ohne dass weniger verkauft wurde.
- Ferienzeit: Juli, August und die Weihnachtszeit haben in vielen Branchen deutlich weniger Arbeitstage.
Beispiel aus einer Agentur
| Position | Ist | Budget | Abweichung | Kommentar |
|---|---|---|---|---|
| Dienstleistungserlöse | 82'000 | 95'000 | -13'000 | Projekt A erst im Folgemonat fakturiert |
| Bezogene Dienstleistungen | 21'000 | 18'000 | +3'000 | Freelancer-Rechnung für zwei Monate |
| Lohnaufwand | 46'000 | 46'500 | -500 | im Rahmen |
| Informatikaufwand | 4'800 | 1'500 | +3'300 | Jahreslizenz nicht abgegrenzt |
Zwei der drei grossen Abweichungen sind Periodenfehler. Das ist typisch: Bevor Sie das Geschäft beurteilen, prüfen Sie, ob Periodenabgrenzungen beim Monatsabschluss und noch nicht fakturierte Leistungen vollständig sind.
Vom Kommentar zur Entscheidung
Die Kommentare fliessen in die Inhaberbesprechung nach dem Monatsabschluss. Wer noch kein Budget hat, findet einen Einstieg unter Budgetierung für KMU.