Die Jahresrechnung muss nach Art. 958c OR vollständig, klar und verlässlich sein. Für die Bilanz heisst das: Hinter jedem Saldo steht ein Nachweis, den eine Drittperson nachvollziehen kann. Diese Abstimmung ist aufwendiger als eine kurze Bilanzdurchsicht, lohnt sich aber mindestens quartalsweise vor der MWST-Abrechnung und zwingend zum Jahresabschluss.
Welcher Nachweis zu welchem Konto passt
| Konto | Nachweis | Quelle |
|---|---|---|
| 1000 Kasse | Zählprotokoll per Stichtag | intern, mit Visum |
| 1020 Bankguthaben | Kontoauszug oder camt.053 per Stichtag | Bank |
| 1100 Debitoren | Offene-Posten-Liste, Summe gleich Saldo | Nebenbuch |
| 1109 Wertberichtigungen Forderungen | Berechnung Delkredere | intern |
| 1170/1171 Vorsteuer | Vorsteuer laut MWST-Abrechnung | ESTV-Abrechnung |
| 1176 Verrechnungssteuerguthaben | Zinsabrechnungen der Banken | Bank |
| 1200 Vorräte | Inventarliste mit Bewertung | intern |
| 1300 Aktive Rechnungsabgrenzungen | Liste der abgegrenzten Posten | intern |
| 15xx Sachanlagen | Anlagenverzeichnis | intern |
| 2000 Kreditoren | Offene-Posten-Liste | Nebenbuch |
| 2200/2201 MWST | Abrechnung des letzten Quartals oder Semesters | ESTV-Abrechnung |
| 2270 Sozialversicherungen | Kontoauszüge von Ausgleichskasse, BVG, UVG | Versicherer |
| 2300 Passive Rechnungsabgrenzungen | Liste mit Berechnung | intern |
| 2450 Darlehen | Darlehensvertrag, Saldobestätigung | Kreditgeber |
| 2800 Aktien- oder Stammkapital | Handelsregisterauszug | Zefix |
Ein Abstimmungsblatt für alle Konten
Führen Sie pro Stichtag ein einziges Blatt mit diesen Spalten:
- Konto und Bezeichnung
- Saldo laut Hauptbuch
- Saldo laut Nachweis
- Differenz
- Erklärung der Differenz und nächster Schritt
- Visum und Datum
Eine Differenz ist nicht schlimm, solange sie erklärt ist, etwa eine Zahlung, die am 31. abgebucht, aber erst am 2. gutgeschrieben wurde. Unerklärte Differenzen gehören nicht stillschweigend auf ein Ausgleichskonto. Der Nachweis wird als PDF zum Abstimmungsblatt abgelegt, damit die Revisionsstelle oder Treuhand nicht nachfragen muss.
Besonderheiten in der Schweiz
- Sozialversicherungen: Die Ausgleichskasse rechnet während des Jahres mit Akontobeiträgen und erst nach der Lohnmeldung definitiv ab. Der Saldo auf 2270 zeigt deshalb Akontozahlungen, die mit der Schlussabrechnung abgeglichen werden müssen.
- MWST: Der Saldo der MWST-Konten muss nach Bezahlung der letzten Abrechnung genau dem Betrag der laufenden, noch nicht abgerechneten Periode entsprechen. Wie das geht, zeigt die Abstimmung des MWST-Kontos.
- Eigenkapital: Aktien- oder Stammkapital muss mit dem Eintrag im Handelsregister übereinstimmen, den Sie über Zefix prüfen können.
- Stille Reserven: Bewusste Unterbewertungen sind handelsrechtlich zulässig, müssen intern aber dokumentiert werden, damit die Abstimmung nachvollziehbar bleibt.
Reihenfolge, die Zeit spart
Beginnen Sie mit Konten, die einen externen Nachweis haben: Bank, Kreditkarten, Darlehen. Danach folgen die Nebenbücher Debitoren und Kreditoren und zuletzt die Konten, die auf eigenen Berechnungen beruhen. Fehler in der Bank wirken sich sonst auf Debitoren und Kreditoren aus und Sie stimmen zweimal ab.
Für die Detailarbeit an den Nebenbüchern helfen die Ratgeber Abstimmung von Kundenauszügen und Abstimmung von Lieferantenkonten. Eine vollständige Liste für das Jahresende bietet die Jahresrechnung-Checkliste.