Bevor Sie einen Monat schliessen und die Zahlen an Geschäftsleitung oder Treuhand weitergeben, lohnt sich eine Bilanzdurchsicht: 15 Minuten, in denen Sie die Bilanz von oben nach unten lesen und nur eine Frage stellen: Ist dieser Saldo plausibel? Der detaillierte Nachweis jedes Kontos folgt erst beim Abstimmen der Bilanzkonten.
Drei Fragen pro Konto
- Stimmt das Vorzeichen? Ein Aktivkonto mit Habensaldo oder ein Kreditorenkonto mit Sollsaldo ist fast immer ein Fehler.
- Ist die Veränderung zum Vormonat erklärbar? Ein Sprung bei den Debitoren um das Doppelte braucht einen Grund, etwa eine grosse Projektrechnung.
- Sollte das Konto leer sein? Klärungs-, Transfer- und Durchlaufkonten müssen am Monatsende null oder nahezu null zeigen.
Die Bilanz von oben nach unten
| Konto | Typisches Warnsignal | Wahrscheinliche Ursache |
|---|---|---|
| 1000 Kasse | negativer Saldo | Barausgabe gebucht, Bareinnahme fehlt |
| 1020 Bankguthaben | weicht vom Kontoauszug ab | Feed-Zeilen nicht verbucht oder doppelt |
| 1045 Kreditkarten/Debitkarten | wächst Monat für Monat | Acquirer-Auszahlungen nicht zugeordnet |
| 1100 Debitoren | Habensaldo bei einzelnen Kunden | Zahlung doppelt oder Gutschrift ohne Rechnung |
| 1170/1171 Vorsteuer | sehr klein trotz grosser Einkäufe | Rechnungen ohne MWST-Code erfasst |
| 1300 Aktive Rechnungsabgrenzungen | unverändert seit Monaten | Auflösung vergessen |
| 2000 Kreditoren | Sollsaldo | Lieferant doppelt bezahlt |
| 2200 Umsatzsteuer | passt nicht zum Umsatz × Satz | falscher Code oder Umsatz ohne MWST |
| 2270 Sozialversicherungen | wächst Monat für Monat | Akontozahlungen an die Ausgleichskasse auf Aufwand statt auf 2270 gebucht |
| 2300 Passive Rechnungsabgrenzungen | null im Dezember | Abgrenzungen fehlen ganz |
Der MWST-Schnelltest
Für eine effektiv abrechnende Firma lässt sich die geschuldete MWST grob schätzen: steuerbarer Umsatz des Quartals mal 8,1 %, bei Lebensmitteln oder Büchern zum reduzierten Satz von 2,6 %. Liegt der Saldo auf 2200 deutlich darunter, fehlen MWST-Codes auf Rechnungen. Bei der Saldosteuersatzmethode vergleichen Sie den Bruttoumsatz mal bewilligtem Saldosteuersatz mit dem Konto 3809 MWST Saldosteuersatz. Wie Sie die Konten im Detail prüfen, zeigt der Beitrag Abstimmung des MWST-Kontos.
Vergleich mit dem Vormonat
Legen Sie die Bilanz des laufenden Monats neben die des Vormonats und markieren Sie jede Veränderung über einer selbst gewählten Schwelle, etwa CHF 5'000 oder 10 % des Saldos. Für jede markierte Zeile schreiben Sie einen Satz: «Debitoren +CHF 18'400, Schlussrechnung Projekt Seefeld am 28. verschickt». Lässt sich der Satz nicht schreiben, ist das ein Prüfauftrag. Diese Notizen bilden später die Grundlage für die Abweichungsanalyse nach dem Monatsabschluss.
Was die Durchsicht nicht ersetzt
- den Nachweis der Bank- und Kassensalden mit Auszügen und Zählprotokollen
- die Abstimmung der offenen Posten mit Debitoren- und Kreditorenlisten
- die Berechnung von Abgrenzungen und Abschreibungen
Die Durchsicht zeigt nur, wo Sie genauer hinschauen müssen. Gerade bei kleinen Teams ohne zweite Person in der Buchhaltung ist sie aber oft die einzige Kontrolle, die jeden Monat wirklich stattfindet.
In den Monatsablauf einbauen
Machen Sie die Durchsicht, nachdem Bank, Kasse und Rechnungen verbucht sind und bevor Sie Abgrenzungen erfassen. So sehen Sie fehlende Buchungen, solange die Belege noch auffindbar sind. Die vollständige Reihenfolge der Schritte beschreibt der Ratgeber Monatsabschluss für KMU. Grundlagen zum Lesen der Bilanz finden Sie unter Bilanz lesen und verstehen.