Für KMU ist die MWST-Abrechnung deutlich ruhiger, wenn die Vorbereitung schon vor der Frist gemacht wird. Das eigentliche Problem ist selten die Übermittlung an die ESTV, sondern spät entdeckte Fehler in Buchungen, Belegen oder der MWST-Zuordnung.
Was zuerst geprüft werden sollte
- alle Ausgangsrechnungen der Periode sind verbucht
- Eingangsrechnungen und Belege sind erfasst
- Bank und Kasse sind abgestimmt
- MWST und Vorsteuer liegen auf den richtigen Konten
- ungewöhnliche Fälle sind vorab geklärt
Wo die häufigsten Fehler entstehen
| Bereich | Typischer Fehler |
|---|---|
| Verkauf | Rechnungen fehlen oder landen in der falschen Periode |
| Einkauf | MWST wird mit Nettoaufwand vermischt |
| Sonderfälle | abweichende Sachverhalte werden wie Standardfälle verbucht |
| Belege | Nachweise fehlen, wenn ein Betrag erklärt werden muss |
Die Routine hinter der Abrechnung
Saubere MWST-Konten im Kontenrahmen machen die Kontrolle deutlich schneller. Gleiches gilt für einen festen Monatsabschluss für KMU, damit die Periode bereits geprüft ist, bevor abgerechnet wird.
Wenn derselbe manuelle Aufwand jedes Mal wiederkommt, ist das oft ein Zeichen dafür, dass Buchhaltung automatisieren echten Nutzen bringen kann.
Hilfreich ist auch, wenn Rechnungen von Anfang an sauber aufgebaut sind. Die Pflichtangaben auf einer Rechnung machen die Kontrolle der MWST deutlich ruhiger.
Für Unternehmen mit wenig Einkaufsvolumen kann auch der Saldosteuersatz eine Vereinfachung bringen, weil die Vorsteuer nicht einzeln nachgewiesen werden muss.
Eine kurze Checkliste vor der Abrechnung
- Vergleiche die MWST-Konten mit Umsätzen und Eingangsrechnungen.
- Prüfe hohe und ungewöhnliche Bewegungen gesondert.
- Stelle sicher, dass die Periode in der Buchhaltung geschlossen ist.
- Halte Belege und Erklärungen griffbereit.
Kurz gesagt
Die MWST-Abrechnung sollte kein Rettungslauf sein. Wenn Buchhaltung und Kontrolle laufend stimmen, wird die Abrechnung zu einer letzten Plausibilitätsprüfung.