Papier, Toner, Couverts, Visitenkarten, eine Tastatur oder ein Wasserkocher fürs Büro: Solche Ausgaben sind klein, kommen aber oft vor. Eine einfache Regel spart viel Zeit beim Kontieren und verhindert, dass Kleinigkeiten im Anlagevermögen landen.
Konten im KMU-Kontenrahmen
| Ausgabe | Konto |
|---|---|
| Papier, Schreibwaren, Toner, Couverts | 6500 Verwaltungsaufwand, Unterkonto Büromaterial |
| Drucksachen, Visitenkarten, Briefpapier | 6500, Unterkonto Drucksachen, oder 6600 Werbeaufwand, wenn es um Werbung geht |
| Maus, Tastatur, Headset, Kabel | 6570 Informatikaufwand inkl. Leasing |
| Kaffeemaschine, Kühlschrank, Pflanzen | 6500 oder 5800 Übriger Personalaufwand für Personalräume |
| Laptop, Monitor, Multifunktionsdrucker über der Grenze | 1520 Büromaschinen, Informatik, Kommunikationstechnologie |
Wichtig ist nicht die exakte Unterteilung, sondern dass die gleiche Ausgabe immer auf dem gleichen Konto landet.
Die Aktivierungsgrenze
Das OR kennt keine fixe Grenze für geringwertige Anschaffungen. Üblich ist eine interne Grenze, oft zwischen CHF 500 und CHF 1'000 pro Gegenstand. Für die Steuer ist entscheidend, dass die Grenze stetig angewendet wird und zum Unternehmen passt. Mehrere Kantone akzeptieren für Anschaffungen mit kurzer Nutzungsdauer eine Sofortabschreibung, die genauen Regeln unterscheiden sich aber.
Beispiel: Ein Bildschirm für CHF 380 wird direkt auf 6570 gebucht. Zehn identische Bildschirme für ein neues Team, zusammen CHF 3'800, können als Anschaffung einer Einheit aktiviert werden, wenn die interne Richtlinie das vorsieht.
Vorsteuer und Belege
- Bei der effektiven Methode Vorsteuer auf 1171 geltend machen; Material für Handelswaren ginge auf 1170.
- Bei Einkäufen im Detailhandel genügt eine Quittung mit MWST-Angabe. Für Beträge bis CHF 400 inklusive MWST darf die Quittung vereinfacht sein, ohne Name und Adresse des Käufers.
- Online-Bestellungen aus dem Ausland unter der Wertfreigrenze werden oft ohne Schweizer MWST geliefert; ist ein Versandhändler in der Schweiz registriert, steht die MWST auf der Rechnung.
Kontrolle im Monatsabschluss
- Grössere Beträge auf 6500 und 6570 auf aktivierungspflichtige Anschaffungen prüfen
- Kreditkartenabrechnungen mit Belegen abgleichen; fehlende Belege nachfordern
- Private Anteile, etwa Material für das Homeoffice des Inhabers, korrekt abgrenzen
Weiter mit Geringwertige Wirtschaftsgüter in der Buchhaltung, Computer und IT-Hardware und Firmenkarten und Kartenausgaben.