Bestreitet ein Karteninhaber eine Zahlung bei seiner Bank, belastet der Acquirer den Betrag dem Händler zurück. Für Onlineshops und Hotels sind solche Rückbelastungen keine Seltenheit. In der Buchhaltung braucht es dafür einen klaren Ablauf, damit Umsatz, MWST und Kartenkonto stimmen.
Beteiligte Konten
| Konto | Rolle |
|---|---|
| 1045 Kreditkarten / Debitkarten | Guthaben gegenüber dem Acquirer aus Kartenumsätzen |
| 1100 Forderungen aus Lieferungen und Leistungen | wiedereröffnete Forderung gegenüber dem Kunden |
| 3800 Erlösminderungen | endgültig verlorener Umsatz |
| 6900 Finanzaufwand | Chargeback-Gebühren und Kartenkommissionen |
| 2200 Umsatzsteuer | Korrektur bei endgültigem Verlust |
Ablauf in drei Phasen
1. Rückbelastung: Die Abrechnung des Acquirers zeigt den Betrag und eine Gebühr. Buchung: 1100 Debitoren an 1045 für den Betrag, 6900 an 1045 für die Gebühr. Der Umsatz bleibt vorerst bestehen, weil der Fall noch offen ist.
2. Einspruch: Der Händler reicht Belege ein, etwa Lieferbestätigung, Buchungsbestätigung des Hotels oder 3-D-Secure-Nachweis. Gewinnt er, wird der Betrag erneut gutgeschrieben: 1045 an 1100.
3. Endgültiger Verlust: Bleibt der Chargeback bestehen, wird die Forderung ausgebucht. Bei Betrug oder fehlender Lieferung ist das eine Entgeltsminderung: 3800 Erlösminderungen und 2200 Umsatzsteuer an 1100. So sinkt auch die geschuldete MWST.
MWST richtig behandeln
Der Chargeback mindert den Umsatz erst, wenn feststeht, dass der Kunde nichts bezahlt. Kommt die Ware zurück, wird wie bei einer Retoure korrigiert. Bleibt der Betrag ohne Rückgabe verloren, darf die geschuldete MWST wie bei einem Forderungsverlust gekürzt werden. Kommissionen und Gebühren der Acquirer weisen in der Regel keine MWST aus; prüfe die Abrechnung.
TWINT und andere Zahlarten
TWINT kennt kein Chargeback-Verfahren wie die Kartenschemen; Rückzahlungen laufen als Rückerstattung durch den Händler. Bei Zahlungsdiensten wie PayPal gibt es Käuferschutzfälle mit eigenen Abrechnungen. Führe für jede Zahlart ein eigenes Clearingkonto, damit Fälle nicht vermischt werden.
Kontrollen
- Chargeback-Liste des Acquirers monatlich mit 1100 abstimmen
- Fristen für Einsprüche im Kalender führen; sie sind kurz
- Häufungen nach Produkt oder Land analysieren und Prozesse anpassen
- Reserven, die der Acquirer wegen Chargeback-Risiken zurückhält, separat erfassen
Weiter mit Kartenzahlungen und Clearingkonten, Reserven bei Zahlungsdienstleistern und Chargebacks und strittige Kartenzahlungen.