Ein Elektroinstallateur ersetzt beim Kunden einen defekten Boiler auf eigene Kosten. Der Hersteller hat einen Materialfehler zu verantworten und erstattet das Gerät. Zwischen Garantieleistung und Erstattung vergehen Wochen. In dieser Zeit braucht der Rückgriffsanspruch einen Platz in der Buchhaltung.
Ablauf und Konten
| Schritt | Buchung |
|---|---|
| Garantieleistung an den Kunden | Material und Arbeit als Aufwand, etwa 4000 oder 4200 und 5000 |
| Anspruch gegenüber dem Lieferanten anerkannt | 1190 Sonstige kurzfristige Forderungen an das ursprüngliche Aufwandkonto |
| Gutschrift oder Zahlung des Lieferanten | 2000 Kreditoren oder 1020 Bank an 1190 |
| Ersatzlieferung statt Geld | Ware an Lager, 1200 an 1190 |
Wurden für Garantiefälle Rückstellungen gebildet, laufen Bildung und Auflösung über 3860 Veränderung Garantierückstellungen und Selbstbehalt. Erwartete Erstattungen von Lieferanten werden nicht mit der Rückstellung verrechnet, sondern separat als Forderung gezeigt, wenn sie praktisch sicher sind.
Rügefristen im OR beachten
Ohne rechtzeitige Mängelrüge geht der Anspruch gegenüber dem Lieferanten verloren:
- Kaufvertrag: Der Käufer muss die Ware prüfen, sobald es nach dem üblichen Geschäftsgang tunlich ist, und Mängel sofort anzeigen. Versteckte Mängel sind sofort nach Entdeckung zu rügen.
- Werkvertrag: ähnliche Prüf- und Rügepflicht nach der Ablieferung.
- Verjährung: Ansprüche aus Mängeln an beweglichen Sachen verjähren grundsätzlich zwei Jahre nach Ablieferung, bei Sachen, die in ein Bauwerk eingebaut wurden, später.
Die Bestimmungen stehen in Art. 201, 210 und 367 ff. des Obligationenrechts. Viele Lieferanten-AGB weichen davon ab; prüfe die Bedingungen deiner wichtigsten Lieferanten.
MWST
Erhält das Unternehmen vom Lieferanten eine Gutschrift auf eine frühere Rechnung, ist das eine Preisminderung. Bei der effektiven Methode wird die zuvor abgezogene Vorsteuer entsprechend gekürzt. Leistet der Lieferant dagegen Schadenersatz ohne Bezug zu einer Lieferung, ist das kein Entgelt und berührt die Vorsteuer nicht. Die Bezeichnung auf dem Beleg ist deshalb wichtig.
Bewertung zum Abschluss
- Nur Ansprüche erfassen, die der Lieferant anerkannt hat oder die vertraglich klar sind
- Bestrittene Ansprüche nicht aktivieren, sondern im Klärungsprozess führen
- Alte Posten auf 1190 regelmässig auf Einbringlichkeit prüfen
Praktische Organisation
- Garantiefälle mit Kunde, Lieferant, Seriennummer und Fristen erfassen
- Rücksendungen an den Lieferanten dokumentieren
- Monatlich offene Erstattungen mit den Kreditorenkonten abstimmen
Weiter mit Rückstellungen für Gewährleistungen und Retouren, Gutschriften und Rechnungskorrekturen und Versicherungsforderungen.