IT-Geräte werden schnell ersetzt. Ein Laptop ist nach drei bis vier Jahren ausgedient, ein Server nach fünf. Wer indirekt abschreibt, sammelt die Abschreibungen auf 1529 und hat damit jederzeit den Überblick, wie viel des IT-Parks schon abgeschrieben ist.
Die Abschreibung
Für Büromaschinen und Datenverarbeitungsanlagen inklusive Software nennt das Merkblatt A 1995 der ESTV einen Normalsatz von 40 % auf dem Buchwert bzw. 20 % auf dem Anschaffungswert. Die Liste steht in den Publikationen zur direkten Bundessteuer.
Viele KMU wählen für IT eine lineare Abschreibung über drei Jahre. Das liegt über dem steuerlichen Normalsatz auf dem Anschaffungswert, entspricht aber oft der tatsächlichen Nutzungsdauer. Eine höhere Abschreibung ist steuerlich zulässig, wenn sie mit dem tatsächlichen Wertverlust begründet werden kann.
Vergleich der Methoden
Server für CHF 15'000, angeschafft im Januar:
| Jahr | Degressiv 40 % | Stand 1529 | Linear über 3 Jahre | Stand 1529 |
|---|---|---|---|---|
| 1 | CHF 6'000 | CHF 6'000 | CHF 5'000 | CHF 5'000 |
| 2 | CHF 3'600 | CHF 9'600 | CHF 5'000 | CHF 10'000 |
| 3 | CHF 2'160 | CHF 11'760 | CHF 5'000 | CHF 15'000 |
Degressiv bleibt nach drei Jahren ein Restwert von CHF 3'240 stehen, obwohl der Server vielleicht schon ersetzt wird. Linear ist er dann vollständig abgeschrieben.
Ersetzte Geräte ausbuchen
Wird ein Laptop entsorgt, verkauft oder einer Mitarbeiterin überlassen:
- Aufgelaufene Abschreibung des Geräts: 1529 an 1520
- Restbuchwert: bei Entsorgung 6800 an 1520; bei Verkauf über das Erlöskonto
- Überlassung an eine Mitarbeiterin unter dem Marktwert: Differenz als Lohnbestandteil prüfen
Weil IT-Geräte oft in Paketen gekauft werden, lohnt sich im Anlagenverzeichnis eine Erfassung pro Gerät mit Seriennummer. Sonst lässt sich nicht feststellen, welcher Teil des Pakets ausgeschieden ist.
Datensicherheit beim Ausscheiden
Vor dem Verkauf oder der Entsorgung müssen Datenträger gelöscht oder vernichtet werden. Ein Löschprotokoll gehört zur Dokumentation des Abgangs, besonders bei Geräten mit Personendaten.
Abstimmung zum Jahresende
- Saldo 1529 gleich Summe der Wertberichtigungen im Anlagenverzeichnis
- Geräte, die laut Inventar nicht mehr vorhanden sind, ausbuchen
- voll abgeschriebene, aber genutzte Geräte im Verzeichnis belassen
Weiter mit Computer und IT-Hardware, Abschreibungen im Kontenrahmen und Anlagenabgänge in der Buchhaltung.