Die Stempelkarte im Café, Punkte im Webshop, ein Geburtstagsrabatt für Stammkunden: Eigene Treueprogramme sind für Schweizer KMU ein beliebtes Mittel gegen die Konkurrenz der Grossverteiler. In der Buchhaltung entsteht dabei eine Verpflichtung, die oft übersehen wird.
Arten von Programmen
| Programm | Was der Kunde erhält | Buchhalterischer Charakter |
|---|---|---|
| Rabattpunkte, einlösbar an der Kasse | Preisnachlass auf einen späteren Einkauf | künftige Erlösminderung |
| Stempelkarte, zehnter Kaffee gratis | Gratisleistung | künftige Abgabe ohne Entgelt |
| Prämien aus einem Katalog | Sachgeschenk | künftiger Aufwand für Ware |
| Teilnahme an einem fremden Bonusprogramm | Punkte eines Drittanbieters | Gebühr an den Betreiber, laufender Aufwand |
Erfassung zum Abschluss
Nach OR ist eine Rückstellung zu bilden, wenn aus vergangenen Ereignissen eine wahrscheinliche Verpflichtung besteht. Bei Treuepunkten heisst das:
- Ausstehende Punkte per Stichtag aus dem Kassensystem oder Shop exportieren
- Erwartete Einlösungsquote schätzen, etwa aus Erfahrung der Vorjahre
- Wert der erwarteten Einlösungen berechnen, bei Rabattpunkten zum Rabattwert, bei Sachprämien zu Einstandskosten
- Buchen: 3800 Erlösminderungen bzw. 4200 an 2330 Kurzfristige Rückstellungen
Im nächsten Jahr wird die Rückstellung mit den tatsächlichen Einlösungen verrechnet und neu geschätzt.
MWST bei der Einlösung
- Rabatt auf einen Einkauf: Der Kunde bezahlt weniger, die MWST wird auf dem tieferen Betrag abgerechnet. Das ergibt sich automatisch an der Kasse.
- Gratisleistung oder Sachprämie: Zu prüfen ist, ob die Abgabe als nachträglicher Rabatt auf frühere Käufe oder als Geschenk gilt. Geschenke bis CHF 500 pro empfangende Person und Jahr gelten als unternehmerisch begründet; eine Vorsteuerkorrektur ist dann nicht nötig. Die Regel steht im Mehrwertsteuergesetz.
Bei der Rückstellung selbst wird keine MWST gebucht.
Beispiel: Café mit Stempelkarte
Ein Café in Winterthur gibt für jeden Kaffee einen Stempel, der zehnte ist gratis. Ende Jahr sind Karten mit insgesamt 4'000 Stempeln im Umlauf. Erfahrungsgemäss werden 60 % eingelöst.
- erwartete Gratiskaffees: 4'000 × 60 % ÷ 10 = 240
- Einstandskosten pro Kaffee, etwa Kaffee, Milch und Becher: CHF 0.80
- Rückstellung: rund CHF 190
Bei so kleinen Beträgen verzichten viele Betriebe auf die Rückstellung. Bei Onlineshops mit hohem Punktestand kann der Betrag dagegen wesentlich sein.
Verfall von Punkten
Sehen die Programmbedingungen einen Verfall vor, wird die Rückstellung für verfallene Punkte aufgelöst. Ohne klare Verfallsregel bleiben Punkte offen, bis die Einlösung unwahrscheinlich wird.
Weiter mit Gutscheine und Wertgutscheine, Kundenbonusverbindlichkeiten und Rabatte und Gutschriften.