Ein Kunde schickt Ware zurück, storniert eine Buchung oder zahlt eine Rechnung zweimal. In allen Fällen fliesst Geld zurück. Für die Buchhaltung ist entscheidend, warum: Die Ursache bestimmt, ob Umsatz und MWST korrigiert werden oder nur ein Guthaben ausgeglichen wird.
Ursachen und Buchungen
| Ursache | Buchung der Gutschrift | MWST |
|---|---|---|
| Retoure oder Rücktritt | 3800 Erlösminderungen und 2200 an 1100 | Umsatzsteuer wird gekürzt |
| Preisminderung wegen Mangel | 3800 und 2200 an 1100 | Umsatzsteuer wird gekürzt |
| Doppel- oder Überzahlung | keine Gutschrift, Guthaben steht bereits auf 1100 | keine Korrektur |
| Rückzahlung einer Anzahlung bei Annullierung | 2030 Anzahlungen von Dritten an 1020 | MWST, die auf der Anzahlung abgerechnet wurde, wird korrigiert |
Die Auszahlung selbst lautet in allen Fällen: 1100 bzw. 2030 an 1020 Bank.
Kundenguthaben auf den Debitoren
Nach einer Gutschrift oder Überzahlung hat der Kunde ein Guthaben. In der Debitorenbuchhaltung erscheint es als Habensaldo. Zum Abschluss sind Habensaldi auf Kundenkonten keine negativen Forderungen, sondern Verbindlichkeiten. Bei wesentlichen Beträgen werden sie auf 2210 Übrige kurzfristige Verbindlichkeiten umgegliedert, weil das OR die Verrechnung von Aktiven und Passiven untersagt.
Rückerstattung mit Karte oder TWINT
Wurde mit Karte oder TWINT bezahlt, erfolgt die Rückerstattung oft über dasselbe Zahlungsmittel. Die Gutschrift erscheint dann in der Abrechnung des Acquirers als Abzug: 1100 an 1045 Kreditkarten / Debitkarten. Wichtig ist, dass der Abzug in der Abstimmung des Clearingkontos nicht als Differenz stehen bleibt.
Belege und MWST
Für jede Korrektur von Umsatz und MWST braucht es eine Gutschrift mit Bezug zur ursprünglichen Rechnung, dem korrigierten Betrag und dem Steuersatz. Bei MWST-pflichtigen Geschäftskunden muss die Gutschrift die ursprüngliche Rechnung so bezeichnen, dass der Kunde seine Vorsteuer korrigieren kann. Hintergründe stehen bei der ESTV zur Mehrwertsteuer.
Alte Kundenguthaben
Guthaben, die niemand abholt, etwa von Kunden ohne aktuelle Bankverbindung, bleiben als Verbindlichkeit bestehen, bis sie verjähren. Erst danach werden sie als Ertrag aufgelöst. Ein freundlicher Versuch, den Kunden zu erreichen, gehört dazu.
Kontrollen
- Debitorenliste auf Habensaldi prüfen
- Rückzahlungen nur mit Freigabe und an die Bankverbindung des ursprünglichen Zahlers
- Gutschriften mit Retourenlieferscheinen abgleichen
Weiter mit Rückerstattungen an Kunden, Alte Haben-Salden bei Kunden und Verkaufsretouren und Nachlässe.