Ende Dezember trifft eine Lieferung ein, die Rechnung kommt im Januar. Wird die Ware bei der Inventur gezählt, aber die Schuld nicht erfasst, ist der Gewinn zu hoch. Das ist einer der häufigsten Fehler im Jahresabschluss von Handelsbetrieben.
Das Konto
Für noch nicht erhaltene Lieferantenrechnungen gibt es zwei verbreitete Lösungen:
| Lösung | Konto |
|---|---|
| Eigenes Abgrenzungskonto | Unterkonto zu 2300 Passive Rechnungsabgrenzungen, «Ausstehende Lieferantenrechnungen» |
| Wareneingang im ERP | Verrechnungskonto «Wareneingang/Rechnungseingang», das bei Rechnungseingang ausgeglichen wird |
Kleinere KMU ohne Warenwirtschaft nutzen die erste Lösung. Unternehmen mit Bestellwesen und Lagerbuchhaltung arbeiten meist mit einem Verrechnungskonto, das Wareneingang und Rechnung automatisch abgleicht.
Buchung zum Stichtag
- Lieferscheine der letzten Tage vor dem Stichtag sammeln.
- Wert anhand der Bestellung oder des letzten Einkaufspreises ermitteln, ohne MWST.
- Buchung: 4200 Handelswarenaufwand bzw. 1200 Vorräte an 2300.
- Im neuen Jahr zurückbuchen und die Rechnung normal erfassen.
Die Vorsteuer wird erst mit der Rechnung abgezogen, weil der Abzug einen Beleg nach Art. 26 MWSTG voraussetzt.
Import ohne Veranlagungsverfügung
Bei Importen kommt neben der Lieferantenrechnung die Veranlagungsverfügung des BAZG für die Einfuhrsteuer. Trifft die Ware vor dem Stichtag ein, die Verfügung aber erst danach, wird die Einfuhrsteuer im neuen Jahr als Vorsteuer geltend gemacht. Zölle und Frachten, die zum Einstandswert gehören, sind ebenfalls abzugrenzen, wenn die Rechnung des Spediteurs fehlt. Mehr im Ratgeber Importspesen und Zollbelege buchen.
Der umgekehrte Fall
Kommt die Rechnung vor der Ware, etwa bei Vorauszahlungen oder Streckengeschäften, wird die Ware nicht ins Inventar aufgenommen. Die Rechnung steht dann als Anzahlung bzw. «Ware unterwegs» in der Bilanz, siehe Lieferantenvorauszahlungen.
Cut-off-Kontrolle
- Wareneingänge der letzten Woche vor dem Stichtag mit den Rechnungseingängen der ersten Wochen danach vergleichen.
- Prüfen, ob gezählte Ware entweder als Kreditor oder als Abgrenzung erfasst ist.
- Gefahrenübergang beachten: Massgebend ist, wann die Ware nach Vertrag und Incoterms dem Käufer gehört.
Die Bewertung des Lagers selbst beschreibt Vorratskonten, die Kreditorenseite Lieferantenverbindlichkeiten.