Saman laskun kirjaaminen kahdesti on harmillista, sen maksaminen kahdesti kallista. Molempia tapahtuu pienyrityksissä useammin kuin luullaan – ja lähes aina samoista syistä.
Mistä tuplat tulevat
- Lasku tulee verkkolaskuna ja sähköpostina, tai sähköpostina ja paperina.
- Maksumuistutus liitteineen kirjataan uutena laskuna.
- Kaksi ihmistä kirjaa saman tositteen, esimerkiksi yrittäjä ja tilitoimisto.
- Toimittaja on perustettu kahdesti.
- Laskua maksetaan tilisiirrolla, vaikka toimittaja veloittaa sen suoraveloituksena tai e-laskun automaattimaksulla.
- Ennakkolasku maksetaan ja sitten loppulasku kokonaan.
Ennaltaehkäisy
| Keino | Vaikutus |
|---|---|
| Ohjelman tuplatarkistus ”toimittaja + laskunumero” päälle | estää toisen kirjauksen |
| Yksi saapumiskanava (verkkolaskuosoite tai yksi skannauspalvelu) | vähemmän tuplia lähteellä |
| Maksuajon lista toimittajan ja summan mukaan | löytää väärin syötetyt laskunumerot |
| Suoraveloitettavat toimittajat merkitty perustietoihin | estää lisämaksut |
| Toimittajarekisteri ilman kaksoiskappaleita | ks. toimittajan perustaminen ja tietojen tarkistus |
Kirjattu kahdesti, ei maksettu
Toinen kirjaus peruutetaan. Jos kauden kausiveroilmoitus on jo annettu, myös ALV on vähennetty kahdesti; ilmoitus korjataan; ks. ALV-korjaukset ilmoituksen jälkeen.
Maksettu kahdesti
Toisen maksun jälkeen toimittaja on debet-saldolla: yrityksellä on saaminen.
- Ilmoita toimittajalle kirjallisesti ja liitä molemmat maksutositteet.
- Pyydä palautus tai kirjallisesti sovittu kuittaus seuraavaan laskuun.
- Seuraa debet-saldoa, kunnes se on nolla.
Palautus: pankkitili debet, ostovelat kredit. Kuittaus: debet-saldo kohdistetaan seuraavaan laskuun. Vanhojen debet-saldojen selvitys: asiakkaiden vanhat hyvityssaldot ja toimittajien debetsaldot.
Kun asiakas maksaa kahdesti
Myös asiakas voi maksaa kahdesti. Liikamaksu kuuluu asiakkaalle: palauta tai kuittaa asiakkaan suostumuksella, älä kirjaa tuotoksi.
Neljännesvuosittainen jälkitarkistus
Vie vuoden ostolaskut taulukkoon ja etsi saman toimittajan samoja summia muutaman viikon sisällä. Puolen tunnin työ löytää säännöllisesti tapauksia, joita ohjelma ei tunnistanut. Hyväksymiskierto on kuvattu oppaassa ostojen ja kulujen hyväksyntäprosessi.