Kun kortinhaltija riitauttaa maksun omassa pankissaan, kauppiaan maksunvälittäjä veloittaa summan takaisin – usein palkkion kera ja joskus viikkoja myynnin jälkeen. Verkkokaupoille ja palveluyrityksille tämä on toistuva riski, johon kannattaa varautua sekä prosessina että kirjanpidossa.
Yleisimmät syyt
| Syy | Esimerkki | Mahdollisuudet vastineessa |
|---|---|---|
| Petosepäily | korttia käytetty ilman haltijan lupaa | heikot, ellei maksu ole vahvasti tunnistettu |
| Tuotetta ei saatu | paketti ei saapunut | hyvät, jos toimitus on todennettu |
| Ei vastannut kuvausta | asiakas väittää virhettä | riippuu viestinnästä ja palautuksesta |
| Tilaus peruttu, veloitus jatkui | asiakas irtisanoi | hyvät, jos irtisanomista ei ollut |
| Tuplaveloitus | tekninen virhe | ei – palauta heti |
Vahva tunnistaminen siirtää petostapauksissa vastuun usein kortin myöntäneelle pankille.
Vastine määräajassa
Maksunvälittäjä antaa lyhyen määräajan aineistolle. Valmiiksi koottu kansio nopeuttaa: lasku ja tilausvahvistus, toimitus- tai suoritustodiste, asiakasviestintä, hyväksytyt toimitusehdot ja palautuskäytäntö.
Kirjaus
Takaisinveloitus 300 € ja palkkio 15 €
| Tili | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| Riitaiset korttisaamiset | 300 | |
| Korttimaksujen palkkiot | 15 | |
| Korttimaksujen selvittelytili tai pankkitili | 315 |
Alkuperäistä myyntiä ei vielä oikaista: myynti on tapahtunut, vain maksu on riitainen.
Vastine hyväksyttiin: selvittelytili debet, riitaiset korttisaamiset kredit 300.
Vastine hylättiin:
- Jos tuote palautettiin tai palvelu jäi suorittamatta, laaditaan hyvityslasku, ja myynti ja myynnin ALV oikaistaan.
- Jos myynti jää voimaan, mutta rahat menetetään (petos), kirjataan luottotappio; myynnin ALV oikaistaan, kun saaminen on lopullisesti menetetty. Ks. luottotappioiden kirjaus ja saatavien poisto.
Ehkäisy
- Tunnistettava kauppiasnimi asiakkaan tiliotteella.
- Aiheelliset reklamaatiot hyvitetään itse nopeasti.
- Chargeback-osuutta seurataan: korkea osuus voi johtaa lisämaksuihin tai sopimuksen irtisanomiseen.
Tavalliset korttitilitykset: korttimaksujen tilitykset kirjanpidossa; tilit: korttimaksut ja selvittelytilit tilikartassa.