Ostolaskut ovat yksi arjen kirjanpidon tärkeimmistä aineistoista. Jos ne tulevat myöhässä, kirjautuvat epäjohdonmukaisesti tai jäävät ilman selkeää dokumentaatiota, vaikutus näkyy nopeasti sekä ALV-käsittelyssä että kuukauden lopun tarkistuksissa.
Mitä kannattaa tarkistaa ennen kirjausta?
- toimittaja ja päiväys ovat selvät
- ostetun palvelun tai tuotteen sisältö on ymmärrettävä
- summa, ALV ja maksuehto näkyvät selvästi
- lasku voidaan kohdistaa oikealle tilille
- dokumentaatio löytyy samasta kokonaisuudesta muun aineiston kanssa
Missä ongelmia syntyy useimmin?
| Alue | Tyypillinen ongelma |
|---|---|
| Ajoitus | lasku kirjataan väärälle kaudelle |
| ALV | vero jää väärälle tilille tai tulkitaan väärin |
| Hyväksyntä | maksusta ei ole selvää vastuuta |
| Dokumentaatio | lasku löytyy, mutta tausta puuttuu |
| Maksu | sama lasku kirjataan tai maksetaan kahdesti |
Toimiva tapa pienyritykselle
- Kerää kaikki ostolaskut yhteen virtaan.
- Tarkista lasku ennen kirjaamista.
- Kytke se osaksi päivittäistä kirjanpitoa.
- Varmista, että lasku ja maksu löytyvät myöhemmin pankkitilin täsmäytyksessä pienyrityksessä.
Miksi prosessi vaikuttaa niin moneen asiaan?
Kun ostolaskut liikkuvat hallitusti, myös ALV-ilmoitus pienyritykselle on helpompi tarkistaa. Samalla kuukausisulku pienyritykselle nopeutuu, koska kauden ostot eivät jää viime hetken selvitykseksi.
Jos ostot liittyvät useaan kauteen tai lasku tulee jälkikäteen, aihe liittyy suoraan jaksotuksiin kirjanpidossa.
Yhteenveto
Ostolaskujen käsittelyn pitäisi olla vakioitu osa arkea. Mitä tasaisempi prosessi on, sitä luotettavampaa myös muu kirjanpito on.
Liittyvät artikkelit
Katso myös Toimittajien maksuaineisto ja maksuaikataulu, Maksualennukset kirjanpidossa ja Yrityskortit ja korttikulut kirjanpidossa, jos ostolaskut, maksut ja yrityskortit pitää saada samaan kokonaisuuteen.
Muita hyödyllisiä kirjanpito-oppaita
Nämä oppaat sopivat hyväksi jatkoksi:
- Osasuoritukset asiakkailta ja toimittajille
- Suoraveloitukset ja toistuvat maksut
- Kaksinkertaiset laskut ja tuplamaksut
- Laskuriidat ja maksun keskeytys
- Asiakkaiden vanhat hyvityssaldot ja toimittajien debetsaldot
Muita sopivia kirjanpito-oppaita
Nämä oppaat sopivat hyvin jatkoksi: