Kirjanpito-ohjelma hakee tilitapahtumat pankista automaattisesti. Työ ei katoa, vaan siirtyy: kirjausten tallentamisen sijaan jokainen tuotu rivi pitää kohdistaa oikein. Jos kohdistus jää rästiin, pankki täsmää mutta kirjanpito ei.
Kolme tapaa käsitellä rivi
| Tapa | Milloin | Esimerkki |
|---|---|---|
| Kohdistus reskontraan | asiakassuoritukset ja toimittajamaksut | suoritus 1 440 € viitteellä ↔ lasku 2026-0412 |
| Tiliöintisääntö | toistuvat tapahtumat ilman yksittäistä laskua | ”palvelumaksu” → pankkikulut |
| Käsin tehty vienti | harvinaiset tapahtumat | vuokravakuuden palautus |
Viitenumero on Suomessa kohdistuksen tärkein työkalu: kun laskussa on viite ja asiakas käyttää sitä, ohjelma kohdistaa suorituksen automaattisesti. Viitteettömät maksut ovat suurin käsityön lähde; ks. viitenumerot ja kohdistus.
Hyvät säännöt
- perustuvat pysyviin tunnisteisiin: saajan nimi, tilinumero, arkistointitunnus tai viite;
- ovat täydellisiä: vastatili, ALV-koodi ja tarvittaessa kustannuspaikka;
- eivät koske vaihtelevia suuria summia ilman, että joku näkee ne;
- käydään läpi neljännesvuosittain: vanhentunut sääntö kirjaa hiljaa väärin.
Hankalat tapaukset
Koontimaksu. Asiakas maksaa kolme laskua yhdellä suorituksella. Rivi kohdistetaan kaikkiin kolmeen; jos summa ei täsmää mihinkään yhdistelmään, ero selvitetään (käteisalennus, kulut, riitainen lasku).
Nettotilitys. Maksunvälittäjä tilittää myynnit palkkioilla vähennettyinä. Rivi jaetaan selvittelytilin purkuun ja palkkioon; ks. korttimaksut ja selvittelytilit tilikartassa.
Tuntematon suoritus. Selvittelytilille, ei tuotoksi; ks. välitilit ja kohdistustilit kirjanpidossa.
Tuplatuonti. Kun tiliote tuodaan lisäksi käsin, rivit voivat tulla kahdesti. Ohjelmat tunnistavat ne yleensä arkistointitunnuksesta – mutta eivät aina.
Viikkorutiini
- Käy uudet rivit läpi; yli viikon vanhat avoimet rivit selvitetään erikseen.
- Tarkista ohjelman ehdottamat kohdistukset – älä hyväksy sokeasti.
- Pyydä puuttuvat tositteet riveille, jotka jouduttiin kirjaamaan ilman laskua.
Kuukauden lopussa
| Tarkistus | Tavoite |
|---|---|
| Kirjanpidon pankkisaldo = tiliotteen saldo kuun viimeisenä päivänä | ei eroa |
| Käsittelemättömät rivit | ei yhtään tai selitetty |
| Selvittely- ja välitilit | selitetty |
Täsmäytysmenetelmä: pankkitilin täsmäytys pienyrityksessä; sääntöjen luominen: pankkisyötteen automaattiset säännöt.