Toistuvat viennit voivat vähentää käsityötä merkittävästi, mutta ne eivät saa muuttua automaattiseksi virhelähteeksi. Suomalaisille pienyrityksille niihin kannattaa käyttää vain aidosti toistuvia tilanteita ja tarkistaa ne osana sulkua.
Mitä kannattaa varmistaa?
- vain aidosti toistuvat erät automatisoidaan
- summat ja tilit tarkistetaan säännöllisesti
- jollakin on vastuu asetusten läpikäynnistä
- muutokset sopimuksissa ja hinnoissa huomataan nopeasti
Missä ongelmia syntyy?
| Alue | Tyypillinen ongelma |
|---|---|
| Rutiini | vanha vienti jatkuu vaikka todellisuus on muuttunut |
| Tililuokitus | toistuva kirjaus ei enää osu oikealle tilille |
| Valvonta | kukaan ei huomaa ettei sääntöä ole päivitetty |
Toimiva työtapa
- Käytä toistuvia vientejä vain tilanteissa, jotka toistuvat samankaltaisina kuukaudesta toiseen.
- Käy ne läpi osana Kuukausisulku pienyritykselle ja tallenna perustelut Dokumentaatio kuukausisulkuun ja tilinpäätökseen yhteyteen.
- Yhdistä ne kiinteisiin menoihin kuten Vuokra- ja leasingkulut kirjanpidossa, jos taustalla on selkeä sopimus.
- Jos vienti ei enää toimi, siirry korjaamaan se hallitusti Korjausviennit ja uudelleenluokittelu avulla.
Yhteenveto
Toistuvat viennit ovat hyödyllisiä vain silloin, kun niiden taustalla oleva logiikka pysyy ajan tasalla. Ajan säästö ei saa tulla näkyvyyden kustannuksella.