Jotta tiedetään, tekeekö toimipiste, tuote tai projekti voittoa, on otettava huomioon myös yhteiset kulut: toimitila, jota kaikki käyttävät, johto, kirjanpito-ohjelma. Ne jaetaan jakoperusteella.
Jakoperusteet kulun syyn mukaan
| Yhteinen kulu | Sopiva jakoperuste |
|---|---|
| Vuokra, sähkö, siivous | käytetty pinta-ala |
| Palkanlaskenta, henkilöstöhallinto | henkilömäärä |
| Käyttäjäkohtaiset ohjelmistot | käyttäjien määrä |
| Johto | arvioitu ajankäyttö |
| Ajoneuvot | ajetut kilometrit |
| Yleishallinto, tilitoimisto | liikevaihto tai kate |
Liikevaihto on helppo peruste, mutta harvoin osuva: se kuormittaa suuren liikevaihdon yksiköitä kuluilla, joita ne eivät aiheuta.
Laskuesimerkki
Yrityksellä on myymälä ja korjaamo samassa rakennuksessa. Vuokra 36 000 € vuodessa, 250 m², josta myymälä 75 m² ja korjaamo 175 m². Hallinnon kulut 30 000 €, jaetaan henkilömäärän mukaan (myymälä 2, korjaamo 4).
| Kulu | Myymälä | Korjaamo | Yhteensä |
|---|---|---|---|
| Vuokra (pinta-ala 30 % / 70 %) | 10 800 | 25 200 | 36 000 |
| Hallinto (henkilöt 1/3 / 2/3) | 10 000 | 20 000 | 30 000 |
| Jaettu yhteensä | 20 800 | 45 200 | 66 000 |
Toteutus
Kulu kirjataan kerran omalle kulutililleen ja yhteiselle kustannuspaikalle. Jako tehdään:
- ohjelman kustannuspaikkalaskennassa tallennetulla jakoperusteella, tai
- kuukausittain tai neljännesvuosittain erillisessä laskelmassa.
Jako ei muuta pääkirjanpitoa eikä tulosta. Kustannuspaikkojen rakentamisesta kerrotaan oppaassa kustannuspaikat kirjanpidossa.
Eri yhtiöiden välillä toisin
Jos yhteisiä kuluja jaetaan eri yhtiöiden kesken – vaikkapa holdingyhtiö vuokraa toimiston ja operatiivinen yhtiö käyttää sitä –, sisäinen laskelma ei riitä. Tarvitaan sopimus ja lasku arvonlisäveroineen; ks. konsernin sisäiset veloitukset ja edelleenlaskutus.
Sudenkuopat
- Jakoperustetta vaihdetaan kesken vuoden: kuukaudet eivät ole vertailukelpoisia.
- Jaetut kiinteät kulut tulkitaan syyksi lopettaa yksikkö – kulut jäävät silti.
- Liian monta jakoperustetta, joita kukaan ei ymmärrä. Kaksi tai kolme riittää.
Projektien kannattavuuden laskentaa käsittelee projektikate pienyrityksessä.