Yrityskortit helpottavat arkea, mutta ne aiheuttavat nopeasti epäselvyyttä, jos kuitit ja vastuut eivät kulje mukana. Suomalaisille pienyrityksille selkeä korttirutiini tekee ostot jäljitettäviksi ja helpommin tarkistettaviksi.
Mitä kannattaa varmistaa?
- jokaisella kortilla on selkeä vastuuhenkilö
- kuitit toimitetaan ilman viivettä
- korttiotteet täsmäytetään säännöllisesti
- yksityinen ja yrityksen käyttö erotetaan toisistaan
Missä ongelmia syntyy?
| Alue | Tyypillinen ongelma |
|---|---|
| Kuitit | korttiostot jäävät ilman tositetta |
| Vastuu | kukaan ei tiedä kuka ostoksen teki |
| Täsmäytys | korttiote ei täsmää kirjanpitoon kuun lopussa |
Toimiva työtapa
- Pidä korttikulut samassa kurissa kuin Tositteet ja kuitit kirjanpidossa, jotta kirjaus ei ala ilman dokumenttia.
- Kytke työntekijöiden korttikäyttö samaan ajatteluun kuin Kulukorvaukset ja henkilöstökulut kirjanpidossa.
- Täsmäytä korttiostot osana Pankkitilin täsmäytys pienyrityksessä, jotta rahavirta pysyy selitettävänä.
- Jos kortilla maksetaan toistuvia hankintoja, yhdistä seuranta myös Toimittajien maksuaineisto ja maksuaikataulu.
Yhteenveto
Korttikulut pysyvät hallinnassa, kun niille on selkeä omistaja ja säännöllinen täsmäytys. Se vähentää selvitystyötä ja parantaa kirjanpidon laatua.