Yritysmuotoa ei vaihdeta kirjanpidossa yhdellä kirjauksella. Toiminimen muuttaminen osakeyhtiöksi tarkoittaa, että liiketoiminta siirretään uudelle oikeushenkilölle, jolla on oma tilikausi, oma kirjanpito ja oma Y-tunnus. Avoimen yhtiön ja kommandiittiyhtiön voi sen sijaan muuttaa osakeyhtiöksi niin, että yhtiö jatkaa samana ja Y-tunnus säilyy. Kummassakin tapauksessa kirjanpitäjän tärkein tehtävä on, että vanhan yrityksen loppusaldot ja uuden avaavat saldot vastaavat toisiaan.
Toiminimestä osakeyhtiöksi
- Perusta osakeyhtiö ja rekisteröi se; ks. osakeyhtiön perustaminen.
- Sovi siirtopäivä. Toiminimen tilikausi päättyy siirtoon, ja sille laaditaan tilinpäätös.
- Laadi siirtoluettelo: mitkä varat ja velat siirtyvät (käyttöomaisuus, varasto, myyntisaamiset, sopimukset) ja millä arvoilla.
- Kirjaa siirto molempiin kirjanpitoihin. Toiminimessä varat poistuvat, osakeyhtiössä ne tulevat avaaviksi saldoiksi ja vastaeränä osakepääoma, SVOP-rahasto tai velka yrittäjälle.
- Ilmoita muutokset: toiminimen lopettaminen YTJ:ssä, ALV- ja työnantajarekisteröinnit uudelle yhtiölle, asiakkaille uudet laskutustiedot.
Verotus: kun koko elinkeinotoiminta siirretään osakeyhtiöön verotuksessa poistamattomista arvoista ja toimintaa jatketaan, siirto ei ole verotettava luovutus. Ehdot on täytettävä tarkasti, joten selvitä ne ennen siirtoa. Jos siirto tehdään käyvin arvoin, toiminimen yrittäjälle voi syntyä verotettavaa tuloa.
Esimerkki osakeyhtiön avaavista saldoista:
| Tili | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| Koneet ja kalusto | 12 000 | |
| Tavarat | 6 000 | |
| Myyntisaamiset | 4 500 | |
| Ostovelat | 3 000 | |
| Osakepääoma | 2 500 | |
| Sijoitetun vapaan oman pääoman rahasto | 17 000 |
Avaavien saldojen tekniikka on oppaassa avaavat saldot järjestelmää vaihdettaessa.
Henkilöyhtiöstä osakeyhtiöksi
Avoin yhtiö tai kommandiittiyhtiö voidaan muuttaa osakeyhtiöksi kaupparekisteri-ilmoituksella. Yhtiö jatkaa samana, joten kirjanpito jatkuu samassa järjestelmässä, mutta oman pääoman erät muuttuvat: yhtiömiesten pääomatilit muunnetaan osakepääomaksi ja muiksi oman pääoman eriksi. Tilikausi voi jatkua muutoksen yli. Tilikartasta poistetaan yhtiömiesten yksityistilit, ja tilalle tulevat osakeyhtiön tilit; ks. oma pääoma ja osakepääoma tilikartassa.
Toiminnan lopettaminen
Toiminimi: lopettamisilmoitus tehdään YTJ:ssä. Viimeinen tilikausi päättyy lopettamiseen, ja siltä laaditaan tilinpäätös ja veroilmoitus. Jäljelle jäänyt omaisuus, kuten varasto, auto tai koneet, siirtyy yrittäjälle yksityiskäyttöön. Siirto rinnastetaan verotuksessa myyntiin käypään arvoon, ja arvonlisäverotuksessa voi syntyä oman käytön vero tavaroista, joiden ostoveron yritys on vähentänyt. Kirjanpito-aineisto on säilytettävä lakisääteisen ajan myös lopettamisen jälkeen.
Osakeyhtiö: toiminta voidaan lopettaa myymällä liiketoiminta, purkamalla yhtiö selvitystilan kautta tai, jos varoja ei ole, hakemalla yhtiö poistettavaksi rekisteristä. Selvitystilassa yhtiö realisoi omaisuutensa, maksaa velkansa ja jakaa jäljelle jäävän osakkaille. Selvitystilan alkaessa tilikausi päättyy, ja selvitysmiehet vastaavat kirjanpidosta loppuun asti.
Muista lopettaessa:
- ALV-rekisteristä ja työnantajarekisteristä poistuminen; ks. ALV-rekisteröityminen.
- Viimeiset kausiveroilmoitukset ja Tulorekisteri-ilmoitukset.
- Pankkitilien sulkeminen vasta, kun viimeiset maksut ja palautukset ovat tulleet.
- Arkiston siirto paikkaan, josta se löytyy vielä vuosia myöhemmin.
Yleisiä virheitä
- Osakeyhtiö aloittaa kirjanpidon ilman avaavia saldoja, ja siirretyt myyntisaamiset kirjataan maksettaessa uudelleen myynniksi.
- Toiminimen viimeinen tilinpäätös jää tekemättä, koska toiminta “jatkuu yhtiössä”.
- Lopettavan toiminimen varasto unohtuu, eikä oman käytön veroa ilmoiteta.
- Sopimukset ja verkkolaskuosoitteet jäävät vanhalle Y-tunnukselle.