MWST-Sonderfälle: Anzahlungen, Gutscheine, Fremdwährung, Export und Import

Für jeden der folgenden Fälle gilt dieselbe Reihenfolge von Fragen: Wer erbringt die Leistung an wen? Wo liegt der Ort der Leistung? Wann entsteht die Steuer? Was ist das Entgelt? Welcher Beleg weist es nach? Die Antworten stehen im Mehrwertsteuergesetz; die Verwaltungspraxis veröffentlicht die ESTV in ihren MWST-Infos und Branchen-Infos.

Vereinbarte oder vereinnahmte Entgelte

Im Regelfall rechnen Sie nach vereinbarten Entgelten ab: Die Steuer entsteht mit der Rechnungsstellung, die Vorsteuer mit dem Erhalt der Rechnung. Auf Antrag erlaubt die ESTV die Abrechnung nach vereinnahmten Entgelten: Dann zählen Zahlungseingang und Zahlungsausgang (Art. 39 MWSTG). Die gewählte Art gilt mindestens für eine Steuerperiode.

Abrechnungsart	Umsatzsteuer entsteht	Vorsteuer abziehbar	Passt zu
vereinbart	mit der Rechnung	mit Erhalt der Rechnung	Betrieben mit Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung
vereinnahmt	mit dem Zahlungseingang	mit der Zahlung	Betrieben mit Barverkauf oder langen Zahlungsfristen der Kunden

Anzahlungen und Vorauszahlungen

Stellen Sie für eine Anzahlung eine Rechnung, entsteht die Steuer mit dieser Rechnung. Geht eine Vorauszahlung ohne Rechnung ein, entsteht die Steuer mit dem Zahlungseingang, auch wenn Sie sonst nach vereinbarten Entgelten abrechnen (Art. 40 MWSTG).

Beispiel: Ein Schreiner verlangt 30 % Anzahlung auf einen Auftrag von CHF 21'620.00 inklusive 8.1 % MWST.

Schritt	Betrag inkl. MWST	davon MWST
Anzahlungsrechnung 30 %	6'486.00	486.00
Schlussrechnung total	21'620.00	1'620.00
abzüglich Anzahlung	−6'486.00	−486.00
noch zu zahlen	15'134.00	1'134.00

Die Schlussrechnung muss die bereits abgerechnete Anzahlung samt Steuer offen abziehen, sonst wird die MWST doppelt ausgewiesen und doppelt geschuldet. In der Bilanz steht die erhaltene Anzahlung bis zur Lieferung als Verbindlichkeit, siehe Kundenanzahlungen.

Gutscheine

Entscheidend ist, ob beim Verkauf schon feststeht, welche Leistung bezogen wird.

Art	Beispiel	MWST beim Verkauf	MWST bei Einlösung
Wertgutschein	Geschenkkarte über CHF 100 für das ganze Sortiment	keine, der Verkauf ist ein blosser Tausch von Zahlungsmitteln	ja, zum Satz der bezogenen Ware
Leistungsgutschein	Gutschein für eine bestimmte Massage oder ein bestimmtes Menü	ja, als Vorauszahlung	nein, bereits abgerechnet

Die Unterscheidung stammt aus der Praxis der ESTV (MWST-Info 04, Ziffer 2.7.6). Verkaufte Wertgutscheine sind bis zur Einlösung eine Verbindlichkeit. Führen Sie eine Liste der offenen Gutscheine und stimmen Sie sie zum Abschluss mit dem Bilanzkonto ab. Verfallen Gutscheine, wird die Verbindlichkeit erfolgswirksam aufgelöst; ob darauf MWST anfällt, hängt von der Art des Gutscheins ab und ist mit der Treuhänderin zu klären. Rabattgutscheine sind keine Gutscheine in diesem Sinn: Sie mindern bei der Einlösung das Entgelt.

Gutschriften, Retouren und Rabatte

Wird das Entgelt nachträglich kleiner, etwa durch Retoure, Mängelrabatt, Skonto oder Jahresbonus, korrigieren Sie die Umsatzsteuer in der Periode, in der die Minderung gebucht wird (Art. 41 MWSTG). Der Kunde muss seinen Vorsteuerabzug im selben Umfang kürzen.

Die Gutschrift verweist auf die ursprüngliche Rechnung und weist Satz und Steuerbetrag aus.
Eine Rechnung mit falschem Steuerausweis wird nicht überschrieben, sondern mit einem Dokument korrigiert, das auf die ursprüngliche Rechnung verweist und sie widerruft. Bis dahin schulden Sie die ausgewiesene Steuer, es sei denn, dem Bund ist nachweislich kein Steuerausfall entstanden (Art. 27 MWSTG).
Ist die Forderung uneinbringlich, dürfen Sie die abgerechnete Steuer zurückholen, sobald der Verlust feststeht.

Die Buchungen zeigt der Ratgeber Gutschriften und Rechnungskorrekturen.

Rechnungen in Fremdwährung

Die Abrechnung lautet auf Franken. Entgelte in EUR oder USD rechnen Sie auf den Zeitpunkt um, in dem die Steuer entsteht. Zulässig sind der Monatsmittelkurs oder der Tageskurs (Devisen, Verkauf), die beide von der ESTV veröffentlicht werden: Fremdwährungskurse der ESTV. Die gewählte Variante gilt mindestens für eine Steuerperiode; Konzerngesellschaften dürfen ihren Konzernkurs verwenden (Art. 45 MWSTV).

Beispiel: Rechnung über EUR 5'000.00 zuzüglich 8.1 % MWST, Monatsmittelkurs 0.95.

Grösse	EUR	CHF
Entgelt	5'000.00	4'750.00
MWST	405.00	384.75

Deklariert werden CHF 4'750.00 Umsatz und CHF 384.75 Steuer. Zahlt der Kunde später bei einem anderen Kurs, ist die Differenz ein Kursgewinn oder Kursverlust und berührt die MWST nicht. Der MWST-Kurs muss nicht derselbe sein wie der Buchkurs der Finanzbuchhaltung; wichtig ist, dass die Umrechnung nachvollziehbar dokumentiert ist. Zur Verbuchung siehe Fremdwährungsrechnungen in der Buchhaltung.

Exportlieferungen

Lieferungen von Gegenständen, die direkt ins Ausland befördert oder versendet werden, sind von der Steuer befreit (Art. 23 MWSTG). Der Vorsteuerabzug bleibt erhalten. Die Befreiung müssen Sie nachweisen können, in erster Linie mit der Veranlagungsverfügung Ausfuhr des Bundesamts für Zoll und Grenzsicherheit.

Rechnung ohne Schweizer MWST, mit Hinweis auf die Ausfuhr.
Ausfuhrnachweis elektronisch beim Zoll abholen und mit der Rechnung ablegen.
In der Abrechnung erscheint der Umsatz im Total und als Abzug bei den befreiten Leistungen.

Fehlt der Nachweis, wird die Lieferung wie ein Inlandumsatz behandelt. Stimmen Sie deshalb vor jeder Abrechnung die steuerfrei verbuchten Ausgangsrechnungen mit den vorhandenen Ausfuhrdokumenten ab. Für Dienstleistungen gilt eine andere Logik, siehe MWST bei Dienstleistungen ins Ausland.

Import von Waren

Bei der Einfuhr erhebt der Zoll die Einfuhrsteuer. Sie bemisst sich am Entgelt zuzüglich Zoll, Abgaben und Transportkosten bis zum Bestimmungsort im Inland (Art. 54 MWSTG). Als Vorsteuer abziehbar ist sie nur mit der Veranlagungsverfügung MWST des Zolls, die auf Ihr Unternehmen als Importeur lautet. Die Rechnung des Spediteurs genügt dafür nicht.

Eine Importsendung erzeugt bis zu vier Belege:

Beleg	Inhalt	Buchung
Rechnung des ausländischen Lieferanten	Warenwert ohne Schweizer MWST	Warenaufwand an Kreditoren
Veranlagungsverfügung Zoll	Zollbetrag	Bezugsnebenkosten
Veranlagungsverfügung MWST	Einfuhrsteuer	Vorsteuer
Rechnung des Spediteurs	Verzollungsgebühr, Vorlageprovision, eigene MWST	Bezugsnebenkosten und Vorsteuer

Legt der Spediteur die Einfuhrsteuer aus, steht sie auf seiner Rechnung als durchlaufender Posten. Buchen Sie sie nicht noch einmal aus der Veranlagungsverfügung.

Plattformen und Marktplätze

Seit dem 1. Januar 2025 gilt die Plattformbesteuerung: Ermöglicht eine elektronische Plattform den Verkauf von Gegenständen, gilt sie für die MWST selbst als Leistungserbringerin. Rechtlich entstehen zwei Lieferungen, eine vom Verkäufer an die Plattform und eine von der Plattform an den Käufer (Art. 20a MWSTG). Die Steuer auf dem Verkauf an den Kunden rechnet die Plattform ab. Ihre eigene Lieferung an die Plattform ist von der Steuer befreit, sofern die Plattform im MWST-Register eingetragen ist (Art. 23 Abs. 2 Ziff. 13 MWSTG); als Verkäufer haften Sie aber subsidiär für die Steuer, die die Plattform auf diesen Lieferungen schuldet (Art. 15 MWSTG). Nicht als Leistungserbringerin gilt eine Plattform, die zum Beispiel nur die Zahlung abwickelt oder nur Anzeigen schaltet.

Für Sie als Verkäufer bedeutet das:

Verkäufe über die Plattform und Verkäufe im eigenen Shop getrennt führen.
Abrechnungen der Plattform als Beleg ablegen; sie zeigen Verkaufspreis, Provision und Auszahlung.
Mit der Plattform klären, ob sie für Ihre Verkäufe als Leistungserbringerin auftritt, und die Umsätze entsprechend deklarieren. Die ESTV führt dazu eine Seite zur Anmeldung für die Plattformbesteuerung.

Die Regel betrifft Lieferungen von Gegenständen. Dienstleistungen, die über eine Plattform vermittelt werden, folgen den allgemeinen Regeln über die Stellvertretung. Wie die Auszahlungen verbucht werden, zeigt der Leitfaden zu Zahlungsanbietern und Marktplätzen.

Weiterbelastete Spesen und Auslagen

Verrechnen Sie einem Kunden Reisekosten, Material oder Porto zusätzlich zum Honorar, gehören diese Beträge zum Entgelt. Sie werden zum Satz der Hauptleistung versteuert, unabhängig davon, mit welchem Satz oder in welchem Land sie eingekauft wurden (Art. 24 MWSTG).

Beispiel: Eine Beraterin verrechnet CHF 3'000.00 Honorar, ein Bahnbillett von CHF 80.00 und eine Hotelübernachtung in München von CHF 180.00. Steuerbar sind CHF 3'260.00 zu 8.1 %, also CHF 264.06 MWST.

Kein Entgelt sind durchlaufende Posten: Beträge, die Sie im Namen und auf Rechnung des Kunden auslegen und gesondert ausweisen, zum Beispiel eine Handelsregistergebühr, deren Rechnung auf den Kunden lautet. Zur Verbuchung siehe Weiterbelastung von Kosten an Kunden.

Leistungen im Konzern

Gesellschaften derselben Gruppe sind je eigene Steuersubjekte. Management Fees, Personalverleih, Mieten und Lizenzgebühren zwischen ihnen sind steuerbar wie Leistungen an Dritte. Unter eng verbundenen Personen gilt als Entgelt der Wert, der unter unabhängigen Dritten vereinbart würde. Zu tief angesetzte Verrechnungen führen deshalb zu Nachsteuern, selbst wenn der Empfänger die Vorsteuer voll abziehen könnte.

Jede Verrechnung braucht eine Rechnung mit den üblichen Angaben und eine vertragliche Grundlage. Leistungen an Gruppengesellschaften im Ausland unterliegen meist nicht der Schweizer Steuer, Bezüge von dort der Bezugsteuer. Zur Buchhaltung siehe Intercompany-Verrechnungen und Weiterbelastungen.

Gruppenbesteuerung

Rechtsträger mit Sitz oder Betriebsstätte in der Schweiz, die unter einheitlicher Leitung stehen, können sich auf Antrag zu einer Mehrwertsteuergruppe zusammenschliessen (Art. 13 MWSTG). Die Gruppe ist dann ein einziges Steuersubjekt.

Vorteil	Preis dafür
Innenumsätze werden nicht besteuert	jedes Mitglied haftet solidarisch für die Steuerschulden der Gruppe
eine Abrechnung für alle Mitglieder	gleicher Bilanzstichtag und eine interne MWST-Abrechnung je Mitglied nötig
kein Vorsteuerverlust bei Mitgliedern mit ausgenommenen Umsätzen	Innenumsätze müssen trotzdem aufgezeichnet werden

Vor dem Antrag sind zu klären: Gruppenvertreter, einheitlicher Kontenplan für die MWST-Auswertung, Ablauf der konsolidierten Abrechnung und Beginn auf den Anfang einer Steuerperiode.

Zweigniederlassungen

Ein Schweizer Unternehmen bildet zusammen mit all seinen inländischen Zweigniederlassungen ein Steuersubjekt (Art. 10 MWSTG). Es gibt eine MWST-Nummer und eine Abrechnung; Lieferungen zwischen Hauptsitz und Filiale sind Innenvorgänge ohne Steuer. Auf Rechnungen der Filiale stehen der Name, unter dem sie im Geschäftsverkehr auftritt, ihr Ort und die MWST-Nummer des Unternehmens.

Anders bei der Schweizer Zweigniederlassung eines ausländischen Unternehmens: Sie ist ein eigenes Steuersubjekt. Leistungen zwischen ihr und dem ausländischen Hauptsitz werden wie Leistungen unter Dritten behandelt, mit Bezugsteuer auf Dienstleistungen aus dem Ausland.

Belege und Berichte in Nexbal

Nexbal hält fest, was Sie für diese Fälle brauchen: Rechnungen, Gutschriften und Mahnungen als PDF, Fremdwährungen zum Tageskurs der EZB, Belege per E-Mail oder Upload mit einem Buchungsvorschlag, den Sie prüfen und freigeben. Die steuerliche Beurteilung treffen Sie oder Ihre Treuhänderin; die Abrechnung reichen Sie mit den Zahlen aus den Berichten im Portal der ESTV ein. Nexbal ist in der Schweiz in der Beta-Phase und lässt sich 30 Tage kostenlos testen.