Forschung und Entwicklung finden in Schweizer KMU selten in einer eigenen Abteilung statt. Ingenieure, Entwicklerinnen und Produktverantwortliche arbeiten parallel an Kundenaufträgen und an neuen Lösungen. Damit die steuerlichen Vorteile genutzt werden können, müssen die F&E-Kosten trotzdem klar erkennbar sein.
Forschung und Entwicklung unterscheiden
| Phase | Beispiele | Buchhaltung |
|---|---|---|
| Forschung | Grundlagenabklärungen, Machbarkeitsstudien, Materialtests ohne konkretes Produkt | immer Aufwand |
| Entwicklung | Prototyp, Pilotanlage, Software bis zur Marktreife | Aufwand oder, bei erfüllten Voraussetzungen, Aktivierung auf 1700 |
| Weiterentwicklung im Betrieb | kleine Verbesserungen, Fehlerbehebung | Aufwand, kein F&E im steuerlichen Sinn |
Die Abgrenzung beeinflusst die Bilanz und die Steuerbelastung. Lege sie für jedes Projekt zu Beginn fest.
Kontierung
Der KMU-Kontenrahmen hat kein eigenes F&E-Konto. Bewährt haben sich Kostenstellen oder Projekte statt neuer Aufwandkonten:
- Löhne der Mitarbeitenden auf 5000 mit Projektzuordnung über die Zeiterfassung
- Material und Prototypen auf 4000 oder einem Unterkonto
- Aufträge an Hochschulen, Labore oder Ingenieurbüros auf 4400 oder 6500
- Lizenzen und Software auf 6570
So bleiben die Aufwandarten vergleichbar, und die F&E-Kosten lassen sich trotzdem pro Projekt auswerten. Wie Kostenstellen eingerichtet werden, zeigt Kostenstellen in der Buchhaltung.
Steuerliche Instrumente
- Zusatzabzug für F&E: Kantone können für Forschungs- und Entwicklungsaufwand, der in der Schweiz anfällt, einen zusätzlichen Abzug bei der Gewinnsteuer gewähren. Grundlage ist vor allem der Personalaufwand für F&E. Der Abzug gilt für die Kantons- und Gemeindesteuern, nicht für die direkte Bundessteuer.
- Patentbox: Gewinne aus Patenten und vergleichbaren Rechten werden kantonal ermässigt besteuert. Dafür braucht es den Nachweis der Entwicklungskosten pro Patent.
- Entlastungsbegrenzung: Die Ermässigungen aus beiden Instrumenten sind zusammen mit weiteren Massnahmen begrenzt.
Die Grundlagen stehen im Steuerharmonisierungsgesetz; die Umsetzung unterscheidet sich je Kanton.
Was die Steuerverwaltung sehen will
- Projektbeschreibung mit Ziel, technischer Unsicherheit und Vorgehen
- Zeiterfassung pro Person und Projekt
- Zuordnung der Sachkosten und Drittaufträge
- Abgrenzung zu Kundenaufträgen, die der Kunde bezahlt
Weiter mit Aktivierte Entwicklungskosten, Förderungen und Zuschüsse und Projektwirtschaftlichkeit für kleine Unternehmen.