Laskutusohjelma, jossa lasku on samalla kirjanpidossa

Laskutusohjelma on pienyrityksen ensimmäinen ja tärkein taloustyökalu, koska siitä riippuu, milloin raha tulee tilille. Hyvä ohjelma tekee kolme asiaa: lasku syntyy nopeasti ja oikein, näet koko ajan, mitkä laskut ovat maksamatta, ja laskut ovat valmiiksi kirjanpidossa ilman erillistä siirtoa. Nexbal on rakennettu näiden kolmen ympärille.

Mitä Nexbalin laskutuksella tehdään

Jos asiakkaasi edellyttää verkkolaskua, lähetät sen pankkisi tai verkkolaskuoperaattorin palvelusta ja kirjaat laskun Nexbaliin myynniksi. Sähköpostilla lähetettävä PDF-lasku kelpaa valtaosalle pienten yritysten asiakkaista, ja se täyttää arvonlisäverolain vaatimukset, kun laskumerkinnät ovat kunnossa.

Mitä laskutusohjelmalta kannattaa vaatia

1. Laskumerkinnät tulevat oikein ilman muistamista

Arvonlisäverolaki luettelee laskun pakolliset tiedot: antamispäivä, juokseva tunniste, myyjän arvonlisäverotunniste, osapuolten nimet ja osoitteet, tavaran tai palvelun määrä ja laji, toimituspäivä, veroton yksikköhinta, verokanta, veron peruste ja veron määrä. Luettelo ja erityistilanteiden merkinnät ovat Verohallinnon ohjeessa Laskutusvaatimukset arvonlisäverotuksessa. Ohjelman tehtävä on huolehtia, että nämä ovat jokaisessa laskussa, kun omat tietosi ja asiakkaan tiedot on kerran tallennettu. Oma oppaamme laskun pakolliset tiedot käy kohdat läpi yksi kerrallaan.

2. Numerointi on aukoton

Laskunumeroiden pitää juosta järjestyksessä. Kun numeron antaa ohjelma, kahta samaa numeroa tai selittämätöntä aukkoa ei synny. Tämä on yleisin syy siirtyä Wordin tai Excelin laskupohjasta ohjelmaan.

3. Näet maksamattomat laskut yhdellä silmäyksellä

Laskutus ei pääty lähettämiseen. Tarvitset näkymän, jossa ovat avoimet laskut eräpäivän mukaan, ja helpon tavan muistuttaa. Mitä nopeammin erääntynyt lasku huomataan, sitä todennäköisemmin se maksetaan. Rutiinin rakentamista käsittelee opas myyntisaamisten seuranta.

4. Virhe korjataan hyvityslaskulla, ei muokkaamalla

Lähetettyä laskua ei saa muuttaa. Ohjelman pitää tehdä hyvityslasku alkuperäisen pohjalta niin, että viittaus ja verokanta tulevat mukaan. Säännöt ja esimerkki löytyvät oppaasta hyvityslasku.

5. Lasku ei jää laskutusohjelmaan

Erillisen laskutusohjelman heikkous on, että laskut pitää siirtää kirjanpitoon käsin tai tiedostona. Jokainen siirto on paikka, jossa summat voivat erkaantua. Kun laskutus ja kirjanpito ovat samassa ohjelmassa, myynti, myyntisaaminen ja ALV kirjautuvat samalla hetkellä kuin lasku lähtee.

Esimerkki: viikko laskuttavan yrittäjän arjessa

Olet markkinointikonsultti, jolla on toiminimi ja kuusi vakioasiakasta.

• Maanantai. Kirjaat edellisen viikon tunnit kahdelle projektille.
• Tiistai. Teet kuukauden laskut. Asiakkaat ja hinnat ovat valmiina, joten kuusi laskua lähtee sähköpostilla vartissa.
• Keskiviikko. Yksi asiakas huomauttaa, että laskulla on tunti liikaa. Teet osittaisen hyvityslaskun ja lähetät sen.
• Torstai. Lataat verkkopankista tiliotteen PDF:nä. Neljä suoritusta kohdistuu laskuille, yksi rivi jää tarkistettavaksi.
• Perjantai. Avoimien laskujen listalla näkyy yksi viikon myöhässä oleva lasku. Lähetät maksumuistutuksen.

Kirjanpitoa et tehnyt erikseen kertaakaan, mutta myynti, saamiset ja ALV ovat ajan tasalla.

Ilmainen laskutusohjelma vai maksullinen?

Jos lähetät muutaman laskun vuodessa, et tarvitse ohjelmaa lainkaan. Meidän ilmaisella laskupohjallamme teet PDF-laskun selaimessa ilman rekisteröitymistä. Rajat tulevat vastaan, kun

• laskuja on niin monta, että numeroinnin ja maksujen seuranta omassa listassa alkaa pettää
• tarvitset hyvityslaskuja ja muistutuksia
• haluat, että laskut ovat valmiiksi kirjanpidossa ALV-ilmoitusta varten.

Ilmaisia laskutusohjelmia vertaillessa kannattaa katsoa, mitä maksuttomaan versioon kuuluu: laskujen määrä kuukaudessa, asiakasrekisterin koko ja se, saako aineiston ulos, jos vaihdat ohjelmaa. Nexbalin beta on maksuton 30 päivän ajan, ja sen jälkeiset hinnat ovat hinnastossa.

Usein kysyttyä laskutusohjelmasta

Tarvitseeko toiminimi laskutusohjelman?

Laki ei vaadi ohjelmaa, ainoastaan oikeat laskumerkinnät ja juoksevan numeroinnin. Käytännössä ohjelma alkaa maksaa itsensä takaisin, kun laskuja lähtee kuukausittain, koska asiakastiedot, numerointi ja maksujen seuranta eivät enää ole muistisi varassa.

Voinko laskuttaa ulkomaisia asiakkaita?

Voit. Laskun voi tehdä muussa valuutassa kuin eurossa, ja Nexbal käyttää EKP:n päivän kurssia. EU-yritysmyynnissä laskulle tarvitaan ostajan arvonlisäverotunniste ja merkintä verottomuuden perusteesta. Käsittely on selitetty oppaissa ALV yhteisömyynnissä ja valuuttalaskut kirjanpidossa.

Miten siirrän vanhat laskuni?

Vanhoja laskuja ei tarvitse tuoda uudelleen. Riittää, että jatkat numerointia edellisestä numerosta ja kirjaat siirtohetkellä avoimet laskut, jotta maksut voidaan kohdistaa. Säilytä vanhat laskut tositteina lain vaatiman ajan siellä, missä ne ovat nyt.

Kuinka pitkään laskut pitää säilyttää?

Tositteet, myös lähettämäsi laskut, säilytetään vähintään kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi päättyi. Käytännöt on koottu oppaaseen kirjanpitoaineiston arkistointi.

Näin pääset alkuun

1. Jätä sähköpostiosoitteesi sivun yläosan lomakkeella.
2. Tallenna yrityksesi tiedot ja tilinumero sekä ensimmäiset asiakkaat.
3. Aloita numerointi siitä, mihin edellinen laskusi jäi.
4. Lähetä ensimmäinen lasku ja lataa kuun lopussa tiliote, niin näet, miten suoritukset kohdistuvat.

Jos mietit koko kirjanpidon siirtämistä samaan paikkaan, lue myös kirjanpito-ohjelma pienyritykselle ja myyntilaskun tekeminen vaihe vaiheelta.