Kontenrahmen aufbauen
Ein guter Kontenplan entsteht nicht durch Abschreiben des ganzen Kontenrahmens, sondern durch bewusste Entscheidungen. Diese Anleitung zeigt sie am Beispiel einer Zürcher Beratungs-GmbH.
Der Kontenrahmen ist die Vorlage, der Kontenplan ist das, was in Ihrer Buchhaltungssoftware tatsächlich angelegt wird. In der Schweiz ist die Vorlage fast immer der Schweizer Kontenrahmen KMU. Die folgenden sieben Schritte führen zu einem Plan, der zu Ihrem Unternehmen passt.
Schritt 1: Rechtsform festlegen
Die Rechtsform bestimmt vor allem die Klasse 28 Eigenkapital:
| Rechtsform | Eigenkapitalkonten |
|---|---|
| AG, GmbH, Genossenschaft | 2800 Grundkapital, 2900 Gesetzliche Kapitalreserve, 2950 Gesetzliche Gewinnreserve, 2970 Gewinnvortrag, 2979 Jahresergebnis |
| Einzelfirma | 2800 Eigenkapital, 2820 Kapitaleinlagen und -rückzüge, 2850 Privat, 2891 Jahresergebnis |
| Kollektiv- und Kommanditgesellschaft | Eigenkapital, Einlagen, Privat und Jahresergebnis pro Gesellschafter |
Bei der Gründung einer GmbH kommt oft ein Konto für noch nicht einbezahltes Kapital hinzu. Mehr im Beitrag Kontenplan bei der GmbH-Gründung.
Schritt 2: MWST-Methode wählen
| Methode | Konten, die Sie brauchen |
|---|---|
| Nicht MWST-pflichtig | keine MWST-Konten, ausser für die Bezugsteuer bei grösseren Auslandsbezügen |
| Effektive Methode | 1170, 1171, 2200, 2201 |
| Saldosteuersatzmethode | 2200 oder 2201 und 3809 |
Die Wahl ist eine der wichtigsten für die Kontenstruktur. Wie die Konten danach geführt werden, zeigt MWST-Konten im Kontenrahmen.
Schritt 3: Geschäftsfälle sammeln
Listen Sie auf, was in einem normalen Jahr passiert: Verkauf von Waren oder Dienstleistungen, Kunden im Ausland, Löhne, Leasing, Fremdwährungen, Darlehen der Gründer. Für jeden Geschäftsfall wird später ein Konto oder ein MWST-Code gebraucht. Seltene Fälle bekommen kein eigenes Konto.
Schritt 4: Nummernlogik bestimmen
Die vierstelligen Hauptkonten des Kontenrahmens bleiben unverändert. Ergänzungen bekommen freie Nummern innerhalb der richtigen Gruppe:
- mehrere Bankkonten: 1020 Bank CHF, 1021 Bank EUR, 1022 Sparkonto
- Unterkonten zu 6500: 6500 Büromaterial, 6510 Telefon und Internet, 6530 Treuhand und Revision
- keine Nummern ausserhalb der Gruppen, sonst stimmt die Mindestgliederung nicht mehr
Schritt 5: Konten oder Kostenstellen?
Konten beantworten die Frage was, Kostenstellen die Frage wo. Wer drei Filialen hat, braucht nicht drei Mietkonten, sondern ein Mietkonto und drei Kostenstellen. Der Beitrag Kostenstellen in der Buchhaltung zeigt die Abgrenzung.
Schritt 6: Musterplan prüfen
Beispiel einer Beratungs-GmbH in Zürich mit vier Mitarbeitenden, effektiver MWST-Methode und Kunden in der Schweiz und in Deutschland:
| Gruppe | Konten |
|---|---|
| Flüssige Mittel | 1020 Bank CHF, 1021 Bank EUR |
| Forderungen | 1100 Debitoren, 1109 Delkredere, 1170 und 1171 Vorsteuer, 1176 Verrechnungssteuer |
| Abgrenzung und Anlagen | 1300, 1520 Informatik, 1529 |
| Fremdkapital | 2000 Kreditoren, 2200, 2201, 2208 Direkte Steuern, 2270 Sozialversicherungen, 2300 |
| Eigenkapital | 2800 Stammkapital, 2950, 2970, 2979 |
| Ertrag | 3400 Beratung Schweiz, 3401 Beratung Ausland, 3800 Erlösminderungen |
| Aufwand | 4400 Fremdleistungen, 5000, 5700, 5800, 6000, 6300, 6500, 6570, 6600, 6800, 6900, 6950, 8900 |
Mit rund 35 Konten deckt das alle Geschäftsfälle ab. Die getrennten Ertragskonten für Inland und Ausland erleichtern die MWST-Abstimmung, weil Leistungen ins Ausland in der Abrechnung separat erscheinen.
Schritt 7: Regeln festhalten
Ein Kontenplan ohne Regeln wird mit der Zeit unscharf. Ein kurzes Kontierungshandbuch hält fest:
- welche Belege auf welches Konto gehen, mit Beispielen
- die Aktivierungsgrenze für Anlagen
- welche MWST-Codes zu welchem Konto passen
- wer neue Konten anlegen darf
Das sichert die Stetigkeit nach Art. 958c OR: Darstellung und Bewertung bleiben von Jahr zu Jahr vergleichbar.
Typische Fehler beim Aufbau
- den kompletten Kontenrahmen mit Hunderten Konten übernehmen, von denen nur ein Bruchteil genutzt wird
- Vorsteuer auf Material und auf Investitionen auf einem Konto mischen
- Privatausgaben einer GmbH über Aufwandkonten statt über das Kontokorrent des Gesellschafters laufen lassen
- Kontenplan im laufenden Jahr umbauen statt auf den Jahreswechsel
Für Einzelfälle helfen die Detailseiten, etwa zu Leasingkonten, Lohn-Clearingkonten, Marketplace-Abrechnungen oder ungeklärten Zahlungseingängen. Wer den Plan gemeinsam mit dem Treuhänder aufbaut, findet Tipps unter mit dem Treuhänder zusammenarbeiten.